Bescheinigungen für den eigenen Betrieb

Neben den Unterlagen Ihrer Subunternehmer können Sie im Verwaltungssystem auch die Bescheinigungen Ihres eigenen Betriebs hinterlegen, zum Beispiel Gewerbeanmeldung, Betriebshaftpflichtversicherung oder Zertifikate. Sie haben damit alle Nachweise an einer Stelle, inklusive Ablaufdatum und Ampelstatus. Die Bedienung ist dieselbe wie bei den Subunternehmer-Bescheinigungen.

Voraussetzung: Funktion freischalten

Die Bescheinigungsverwaltung ist im Standard nicht aktiv. Ein Nutzer mit Administrator-Rechten schaltet sie so frei:

• Im Verwaltungssystem links auf Admin klicken und dort App-Funktionen öffnen.
• In der Tabelle die Zeile Bescheinigungsverwaltung suchen.
• In der Spalte in App anzeigen den Wert von "deaktiviert" auf nur im Verwaltungssystem anzeigen stellen.

Sollen Ihre Subunternehmer ihre Unterlagen später auch selbst über das Smartphone hochladen, wählen Sie stattdessen für alle anzeigen. Die Auswahl wird sofort gespeichert. Beim ersten Aufruf legt das System die gängigen Bescheinigungsarten automatisch an, unter anderem Gewerbeschein, Freistellungsbescheinigung und Betriebshaftpflichtversicherung.

Direkter Einstieg über „Admin → Standards“

Nach der Freischaltung finden berechtigte Nutzer die Bescheinigungsverwaltung direkt unter Admin → Standards → Bescheinigungen. Eine zusätzliche Einrichtung der Navigation ist dafür nicht nötig.

Die Bescheinigungs-Übersicht enthält vier Reiter:

• Eigener Betrieb: Bescheinigungen Ihres eigenen Betriebs verwalten.
• Partnerfirmen: Status aller Partnerfirmen überblicken.
• Projekte: Bescheinigungsstatus je Projekt prüfen.
• Alle Unterlagen: Einzelne Dokumente zentral suchen und bearbeiten.

Optional können Sie den Menüpunkt zusätzlich über Admin → App-Funktionen → Navigation Verwaltungssystem konfigurieren in Ihre persönliche linke Navigation aufnehmen.

Wo finde ich die Bescheinigungen meines Betriebs?

Öffnen Sie Admin → Standards → Bescheinigungen. Die Bescheinigungs-Übersicht startet automatisch im ersten Reiter Eigener Betrieb. Dort sehen Sie den Ampelstatus und können fehlende Unterlagen direkt hochladen.

Unterlagen hinterlegen

• Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Bescheinigung rechts auf Hochladen.
• Wählen Sie die Datei aus. Möglich sind PDF, JPG, PNG, GIF und WEBP bis 15 MB.
• Tragen Sie bei Bedarf Gültig ab und Gültig bis ein. Bleibt das Ablaufdatum leer, berechnet das System es bei vielen Bescheinigungsarten selbst.
• Das Dokument steht anschließend auf Wartet auf Freigabe. Klicken Sie auf Freigeben, damit die Ampel auf Grün wechselt.

Bescheinigungsarten, die Ihren Betrieb nicht betreffen, stellen Sie in der Spalte Wo gepflegt von "Pflicht" auf "optional". Optionale Zeilen fließen nicht in die Ampelbewertung ein.

Unterschiede zu den Bescheinigungen Ihrer Subunternehmer

• Die Unterlagen Ihres Betriebs erscheinen nicht in der Subunternehmer-Übersicht und nicht im Excel-Report. Beide Bereiche bleiben damit auf Ihre Partnerfirmen beschränkt.
• Für die eigenen Bescheinigungen werden keine Erinnerungs- oder Ablauf-E-Mails verschickt. Status und Ampel werden trotzdem laufend aktualisiert, abgelaufene Dokumente wechseln automatisch auf Rot.
• Eine Benachrichtigung "wartet auf Freigabe" erhalten Sie nicht, da Sie das Dokument selbst hochladen.
• Ihr eigener Betrieb taucht nicht in der Liste der Partnerfirmen auf.

Häufige Fragen

Ich sehe „Bescheinigungen“ unter „Admin → Standards“ nicht. Woran liegt das?
Prüfen Sie zuerst, ob unter Admin → App-Funktionen die Funktion Bescheinigungsverwaltung freigeschaltet ist. Mitarbeiter benötigen außerdem in ihrer Nutzer-Rolle das Recht Bescheinigungen – eigener Betrieb und Partnerfirmen. Der zusätzliche Eintrag in der linken Navigation ist optional.

Werde ich an ablaufende Bescheinigungen meines Betriebs erinnert?
Eine automatische E-Mail wird dafür nicht verschickt. Den aktuellen Stand sehen Sie jederzeit über die Ampel und die Spalte "Status" im Menüpunkt "Bescheinigungen".

Können meine Kunden diese Unterlagen sehen?
Nein. Die Bescheinigungen Ihres Betriebs sind ausschließlich im Verwaltungssystem sichtbar.

Muss ich meine eigenen Dokumente wirklich selbst freigeben?
Ja. Der Ablauf ist bewusst identisch zu den Subunternehmer-Bescheinigungen: hochladen, prüfen, freigeben. Erst danach gilt das Dokument als gültig und die Ampel wird grün.

Kann ich eigene Bescheinigungsarten anlegen?
Ja. Über den Button "Bescheinigungsarten" in der Bescheinigungs-Übersicht legen Sie zusätzliche Arten an oder passen die vorhandenen an, zum Beispiel den Gültigkeitszeitraum.