Ungelesene Chat-Nachrichten per E-Mail nachreichen

Wird eine Chat-Nachricht im System nicht innerhalb einer festgelegten Zeit gelesen, kann sie zusätzlich per E-Mail an den betroffenen Mitarbeiter zugestellt werden. So werden auch Mitarbeiter erreicht, die das System nicht täglich öffnen oder eine Push-Benachrichtigung übersehen haben.

Was macht diese Funktion?

Standardmäßig informiert das System über neue Chat-Nachrichten per Push-Benachrichtigung. Diese Benachrichtigung wird jedoch nicht von jedem Mitarbeiter zuverlässig wahrgenommen, zum Beispiel wenn das Gerät ausgeschaltet ist oder das System nicht regelmäßig geöffnet wird. Mit dieser Einstellung wird zusätzlich geprüft, ob eine Nachricht nach einer festgelegten Zeitspanne noch immer nicht gelesen wurde. Ist das der Fall, erhält der Mitarbeiter eine E-Mail mit einer Übersicht der offenen Nachrichten.

Einstellungen

• Ungelesene Chat-Nachrichten zusätzlich per E-Mail zustellen: Schalter zum Aktivieren der Funktion. Standardmäßig ausgeschaltet.
• Nach wie vielen Stunden ohne Lesen soll die E-Mail gehen?: Zeitspanne, nach der eine ungelesene Nachricht per E-Mail nachgereicht wird. Auswahl zwischen 1 und 48 Stunden.

Diese Zeitspanne gilt gleichzeitig als Mindestabstand zwischen zwei Erinnerungs-E-Mails an denselben Mitarbeiter. Kommen in der Zwischenzeit weitere ungelesene Nachrichten dazu, werden sie gesammelt in der nächsten E-Mail aufgeführt.

Wo finde ich diese Einstellung?

• Im Verwaltungssystem unter Einstellungen → Benachrichtigungen
• Dort im Bereich Chat die beiden Felder "Ungelesene Chat-Nachrichten zusätzlich per E-Mail zustellen" und "Nach wie vielen Stunden ohne Lesen soll die E-Mail gehen?"

Wie sieht die E-Mail aus?

Die E-Mail listet alle ungelesenen Chats des Mitarbeiters übersichtlich auf: Projekt-Chats, Kunden-Chats, Gruppen-Chats und Einzel-Chats mit Kollegen. Zu jedem Chat werden die Anzahl der ungelesenen Nachrichten, der Absender der jüngsten Nachricht und eine kurze Vorschau angezeigt. Ein Button führt direkt in die Chat-Übersicht des Verwaltungssystems.

Wer bekommt keine solche E-Mail?

• Mitarbeiter ohne echte E-Mail-Adresse (reiner Login-Benutzername ohne "@")
• Abgemeldete Mitarbeiter
• Demo-Mitarbeiter, für die keine E-Mails versendet werden sollen
• Subunternehmer, wenn der jeweilige Chat eine Kundenbeteiligung hat

Häufige Fragen

Werden Nachrichten mehrfach per E-Mail verschickt?
Nein. Jede Nachricht wird höchstens einmal per E-Mail nachgereicht. Wurde eine Nachricht bereits per E-Mail zugestellt, bekommt der Mitarbeiter zu ihr keine weitere E-Mail mehr, auch wenn er sie weiterhin nicht liest.

Bekomme ich für jede ungelesene Nachricht eine eigene E-Mail?
Nein. Alle zu diesem Zeitpunkt ungelesenen Nachrichten eines Mitarbeiters werden in einer gemeinsamen E-Mail zusammengefasst.

Wird die Nachricht dadurch im System als gelesen markiert?
Nein. Der Versand der E-Mail ändert nichts am Lesestatus im Chat. Die Nachricht bleibt so lange als ungelesen markiert, bis sie im System oder in der App tatsächlich geöffnet wird.

Zu welcher Uhrzeit werden die E-Mails versendet?
Der Versand erfolgt stündlich zwischen 6 und 21 Uhr.

Kann ich diese Funktion wieder ausschalten?
Ja, jederzeit über den Schalter unter Einstellungen → Benachrichtigungen.