Nicht verrechenbare und interne Stunden aus den Ist-Stunden der Nachkalkulation herausnehmen

In der Nachkalkulation eines Projekts können Sie festlegen, dass Stunden mit der Stunden-Art "nicht verrechenbar" oder "intern" nicht zu den geleisteten Stunden zählen. Das ist sinnvoll, wenn Sie Tätigkeiten wie die Bauleitung nicht kalkulieren und sie deshalb nicht mit den kalkulierten Stunden vergleichen möchten.

Was macht die Funktion?

Das System unterscheidet bei jedem Zeiteintrag drei Stunden-Arten: "externe Stunden: verrechenbar", "externe Stunden: nicht verrechenbar" und "interne Stunden". Kosten und Umsatz der Nachkalkulation enthalten nicht verrechenbare und interne Stunden nie. Die geleisteten Stunden enthalten sie dagegen standardmäßig, also auch der Vergleich mit den kalkulierten Stunden.

Mit der Einstellung "Ist-Stunden: nicht verrechenbare und interne Stunden nicht einrechnen" zählen diese Stunden auch bei den geleisteten Stunden nicht mehr mit. Die Einstellung gilt betriebsweit und wirkt in der Nachkalkulation jedes Projekts, im Projekt-Controlling und im Stundenstand der App.

Wo finde ich die Einstellung?

Die Einstellung ist an zwei Stellen erreichbar und steuert überall denselben betriebsweiten Wert. Sie ist nur für Vorgesetzte sichtbar.

• Im einzelnen Projekt: Öffnen Sie ein Projekt und wechseln Sie auf den Reiter "Kalkulation/Stundenstand". In der Karte "Nachkalkulation" finden Sie oben rechts das Zahnrad (links neben "Einfach" und "Detail").
• Im Projekt-Controlling: Klicken Sie im Menü links auf "Projekte" und dann oben rechts auf den Button "Projekt-Controlling". In der Filterleiste finden Sie dasselbe Zahnrad neben "Regie/Rapport gesondert ausweisen".

Schritt-für-Schritt

• Öffnen Sie ein Projekt und wechseln Sie auf den Reiter "Kalkulation/Stundenstand".
• Klicken Sie oben rechts in der Karte "Nachkalkulation" auf das Zahnrad. Es öffnet sich das Fenster "Einstellungen: Nachkalkulation".
• Setzen Sie das Häkchen bei "Ist-Stunden: nicht verrechenbare und interne Stunden nicht einrechnen". Die Einstellung wird sofort gespeichert.
• Schließen Sie das Fenster. Die Nachkalkulation zeigt die neuen Werte bereits an.

Was ändert sich in der Anzeige?

• Stunden: Die Kachel "Stunden" zeigt nur noch die übrigen Stunden. Die Differenz zu den kalkulierten Stunden und der Fortschrittsbalken rechnen ebenfalls ohne die nicht verrechenbaren und internen Stunden.
• Hinweiszeile: Unter dem Fortschrittsbalken steht, wie viele nicht verrechenbare und interne Stunden das Projekt enthält. Bei ausgeschalteter Einstellung lautet die Zeile "darin nicht verrechenbar / intern", bei eingeschalteter Einstellung "nicht verrechenbar / intern (nicht eingerechnet)".
• Wertschöpfung je Stunde: Sie wird auf die verbleibenden Stunden bezogen und fällt dadurch höher aus.
• Umsatz, Kosten und Marge: Diese Werte bleiben unverändert, weil sie nicht verrechenbare und interne Stunden nie enthalten.
• Projekt-Controlling: Die Ist-Stunden aller Projekte zeigen dieselben Werte wie die Nachkalkulation im Projekt. Neben dem Zahnrad steht der Hinweis "Ist-Stunden ohne nicht verrechenbare / interne Stunden".

Beispiel

Ein Projekt hat 51,4 erfasste Stunden. Davon sind 8 Stunden Bauleitung, die als "externe Stunden: nicht verrechenbar" erfasst wurden. Ohne die Einstellung zeigt die Nachkalkulation 51,4 geleistete Stunden. Mit der Einstellung zeigt sie 43,4 Stunden und weist die 8 Stunden gesondert aus.

Hinweise

• Standard: Die Einstellung ist zunächst ausgeschaltet. Solange sie aus ist, bleiben alle Zahlen wie bisher.
• Betriebsweit: Die Einstellung wirkt für Ihren gesamten Betrieb. Ob Sie sie im Projekt oder im Projekt-Controlling umstellen, spielt keine Rolle.
• Stunden-Art festlegen: Welche Stunden-Art ein Zeiteintrag hat, legen Sie in der Zeiterfassung je Zeiteintrag fest. Dafür muss unter "Admin" → "Einstellungen" → "Zeiterfassung" das Häkchen "verrechenbare/nicht-verrechenbare Stunden auswählbar" gesetzt sein. Zusätzlich können Sie im Projekt über das Feld "Stunden-Art" einen Standard für alle Zeiteinträge dieses Projekts hinterlegen.
• Stundenliste: Der Reiter "Stundenliste" im Projekt zeigt weiterhin alle Zeiteinträge, auch die nicht eingerechneten.

Häufige Fragen

Ich habe Zeiteinträge auf "nicht verrechenbar" umgestellt, die geleisteten Stunden ändern sich aber nicht. Woran liegt das?
Die geleisteten Stunden enthalten standardmäßig alle Stunden-Arten. Aktivieren Sie über das Zahnrad oben rechts die Einstellung "Ist-Stunden: nicht verrechenbare und interne Stunden nicht einrechnen".

Ich sehe das Zahnrad nicht. Warum?
Das Zahnrad ist nur für Vorgesetzte sichtbar.

Muss ich die Einstellung für jedes Projekt einzeln setzen?
Nein. Die Einstellung gilt betriebsweit für alle Projekte.

Kann ich eine Tätigkeit wie "Bauleitung" fest als nicht verrechenbar hinterlegen?
Nein. Die Stunden-Art wird je Zeiteintrag gewählt oder als Standard je Projekt hinterlegt, nicht je Tätigkeit.

Ändern sich dadurch Rechnungen oder das Stundenkonto der Mitarbeiter?
Nein. Die Einstellung betrifft nur die Anzeige der geleisteten Stunden in der Nachkalkulation, im Projekt-Controlling und im Stundenstand der App.