Mitarbeiter-Briefkasten: Lohnabrechnungen und Dokumente bereitstellen

Über den Briefkasten stellen Sie einzelnen Mitarbeitern persönliche Dokumente wie Lohnabrechnungen oder Arbeitsverträge bereit. Der Mitarbeiter ruft sie in der App unter „Briefkasten" ab.

Dokument für einen Mitarbeiter hochladen

• Öffnen Sie im Menü den Bereich Mitarbeiter und wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus.
• Öffnen Sie den Reiter Briefkasten. In Klammern steht die Anzahl der bereits abgelegten Dokumente.
• Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien in den Dateimanager oder fügen Sie sie mit Strg + V aus der Zwischenablage ein.

Mit „Neuer Ordner" legen Sie bei Bedarf eine Ordnerstruktur an, zum Beispiel einen Ordner pro Jahr. Die Ordner sehen Mitarbeiter auch in der App.

Wenn der Reiter „Briefkasten" nicht angezeigt wird, fehlt Ihnen das Recht Mitarbeiter-Briefkasten. Führungskräfte haben es immer, für andere Mitarbeiter vergibt es der Administrator in der Rollenverwaltung.

Dokument vor dem Mitarbeiter verbergen

Klicken Sie ein Dokument im Dateimanager mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Vor Mitarbeiter verbergen". Es bleibt in der Ablage, ist in der App aber nicht mehr sichtbar. Mit „Für Mitarbeiter sichtbar machen" heben Sie das wieder auf.

Dokumente für alle Mitarbeiter bereitstellen

Für Unterlagen, die alle Mitarbeiter betreffen, zum Beispiel Betriebsvereinbarungen, gibt es einen gemeinsamen Briefkasten. Sie finden ihn über Admin und dann Allgemeine Dokumente. Er steht nur Führungskräften zur Verfügung. Die Dokumente sehen alle Mitarbeiter in der App unter „Briefkasten".

Briefkasten oder Personalakte?

• Briefkasten: Dokumente, die der Mitarbeiter selbst in der App abrufen soll, zum Beispiel seine Lohnabrechnung.
• Personalakte: Interne Unterlagen für Führungskräfte, die der Mitarbeiter nicht sieht. Mehr dazu im Artikel „Dokumente in der Personalakte verwalten".

Hinweis zur Aufbewahrung

Der Briefkasten dient der Bereitstellung von Dokumenten, nicht der gesetzlichen Archivierung. Hochgeladene Dokumente lassen sich löschen, es gibt keinen Löschschutz und keine festen Aufbewahrungsfristen. Welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren müssen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. Bewahren Sie Lohnunterlagen, für die Aufbewahrungspflichten gelten, zusätzlich in Ihrer Lohnbuchhaltung auf.

Häufige Fragen

Sieht der Mitarbeiter Dokumente anderer Mitarbeiter?
Nein. Im persönlichen Briefkasten sieht jeder Mitarbeiter nur die Dokumente, die in seinem eigenen Briefkasten liegen, sowie die Dokumente des gemeinsamen Briefkastens.

Kann ich sehen, ob der Mitarbeiter ein Dokument geöffnet hat?
Eine Lesebestätigung für einzelne Dokumente gibt es derzeit nicht.

Ein Mitarbeiter findet sein Dokument in der App nicht. Woran kann das liegen?
Prüfen Sie, ob das Dokument im Briefkasten des richtigen Mitarbeiters liegt und nicht mit „Vor Mitarbeiter verbergen" ausgeblendet wurde.