Leistungsverzeichnis: Wie kann man Tätigkeiten hinterlegen und diese in der Zeiterfassung auswählen?

Das Standard-Leistungsverzeichnis

Das Standard-Leistungsverzeichnis legen Sie unter "Admin" und dann "Leistungsverzeichnis" an. Hier hinterlegen Sie Gruppen und Tätigkeiten, die Sie anschließend sehr einfach in ein Projekt-Leistungsverzeichnis übernehmen können. Alternativ können Sie festlegen, dass eine Gruppe automatisch in jedem Projekt verfügbar ist, ohne dass Sie sie einzeln pro Projekt auswählen müssen.

Gruppe und Leistungen hinzufügen

1. Klicken Sie oben auf "Gruppe hinzufügen" und geben Sie den gewünschten Gruppennamen ein.

2. Innerhalb der Gruppe klicken Sie auf "Standard-Leistung hinzufügen". Geben Sie die Bezeichnung der Leistung ein und klicken Sie auf "anlegen und weiter". Dort können Sie danach weitere Angaben wie Beschreibung oder Soll-Stunden ergänzen.

Gruppe in jedem Projekt verfügbar machen

Klicken Sie auf das Stift-Symbol vor dem Gruppennamen. Im Fenster "Gruppe speichern" können Sie den Haken bei "in App direkt verfügbar, Gruppe muss nicht extra dem Projekt zugeordnet werden" setzen. Dann wird die Gruppe mit allen Leistungen automatisch in jedem Projekt eingespielt, und die Tätigkeiten sind in der Zeiterfassung für alle Projekte auswählbar. Möchten Sie die Tätigkeiten nur bei bestimmten Projekten anbieten, lassen Sie den Haken weg bzw. nehmen ihn später wieder heraus. Vergessen Sie nicht, mit "speichern" zu bestätigen.

Leistungsverzeichnis pro Projekt

Sie können für jedes Projekt ein eigenes Leistungsverzeichnis hinterlegen. Gruppen, die im Standard-Leistungsverzeichnis als direkt verfügbar markiert sind, müssen Sie im Projekt nicht mehr hinzufügen. Neue Gruppen und Leistungen können Sie aber jederzeit ergänzen.

Öffnen Sie dazu im Verwaltungssystem "Projekte", wählen Sie ein Projekt und wechseln Sie in den Reiter "Leistungsverzeichnis".

Leistungen aus dem Standard-Leistungsverzeichnis hinzufügen

Klicken Sie auf "aus Standard-LV importieren". Im Fenster "Leistung hinzufügen" sehen Sie Ihre Standard-Gruppen und -Leistungen. Haken Sie die gewünschten Leistungen (oder ganze Gruppen) ab und klicken Sie auf "Ausgewählte hinzufügen". Mit dem Haken "als neue Gruppe importieren" legen Sie die Auswahl als eigene Gruppe an. Bereits vorhandene Leistungen sind mit "bereits hinzugefügt" gekennzeichnet.

Leistungen manuell hinzufügen

Unabhängig vom Standard-Leistungsverzeichnis können Sie im Projekt über "Gruppe hinzufügen" eigene Gruppen anlegen und innerhalb der Gruppe über "Leistung hinzufügen" einzelne Leistungen ergänzen.

Leistungsverzeichnis aus GAEB-Datei einspielen

Über den GAEB-Import können Sie ein komplettes Leistungsverzeichnis aus externer Software einspielen. Eine Anleitung finden Sie hier: https://doku.mein-handwerker-app.de/support/solutions/articles/103000277854-wie-kann-ich-gaeb-dateien-importieren-

Hinterlegte Tätigkeiten in der Zeiterfassung verwenden

Sobald das Leistungsverzeichnis gefüllt ist, können Ihre Mitarbeiter die Tätigkeiten in der Zeiterfassung auswählen. In der App tippt der Mitarbeiter dazu auf "Tätigkeiten hinzufügen". Der Button erscheint erst, nachdem ein Projekt ausgewählt wurde. Anschließend öffnet sich das Leistungsverzeichnis des Projekts und der Mitarbeiter wählt eine oder mehrere Tätigkeiten aus. Für jede Tätigkeit kann ein Zeitwert hinterlegt werden. Dieser wird automatisch ausgefüllt, kann aber auch manuell eingetragen werden.

Tätigkeitsspezifische Auswertung im Verwaltungssystem

Die Auswertung finden Sie unter "Projekte", gewünschtes Projekt, Reiter "Leistungsverzeichnis". In der Spalte "Ist-Std." sehen Sie die bisher verbrauchten Stunden pro Tätigkeit. Klicken Sie auf das Info-Symbol neben dem Wert, um eine Auflistung aller Stunden zu dieser Tätigkeit zu erhalten. Diese Liste können Sie auch als Excel-Datei exportieren.

Tätigkeiten als Pflichtfeld hinterlegen

Gehen Sie auf "Admin", dann "Einstellungen" und öffnen Sie den Reiter "Zeiterfassung". Im Abschnitt "Tätigkeiten" können Sie den Haken bei "Tätigkeit muss bei Zeiteinträgen angegeben werden (Pflichtfeld)" setzen.

Ohne Angabe der Tätigkeit kann der Zeiteintrag dann nicht mehr gespeichert werden. Es erscheint die Meldung "Fehler: Bitte Tätigkeit auswählen!". Sind für ein Projekt keine Tätigkeiten hinterlegt, kann der Zeiteintrag weiterhin ohne Tätigkeit gespeichert werden. Sobald Tätigkeiten hinterlegt sind, ist die Angabe Pflicht.