Archivierte Kunden und Projekte für Mitarbeiter in der App ausblenden

Mit dieser Einstellung steuern Sie zentral, dass Ihre Mitarbeiter in der Kunden- und Projektübersicht der App keine archivierten (inaktiven) Kunden und Projekte mehr sehen. Administratoren und Vorgesetzte sehen archivierte Einträge weiterhin – so behalten Sie im Büro den vollen Überblick, während die Mitarbeiter eine aufgeräumte Ansicht bekommen.

Was bewirkt die Einstellung?

Sobald die Einstellung aktiviert ist, werden in der Kunden- und Projektübersicht der App für normale Mitarbeiter nur noch aktive Kunden und Projekte angezeigt. Inaktive Einträge sind komplett ausgeblendet und können dort nicht ausgewählt oder bearbeitet werden. Das hilft, Fehlzuordnungen und Verwirrung bei abgeschlossenen oder pausierten Vorgängen zu vermeiden.

Die Einstellung wirkt an folgenden Stellen:

In der Kundenliste der App
In der Projektliste der App
Beim Aufruf der Projekte eines Kunden über die Detailansicht

Wer sieht weiterhin alles?

Administratoren sehen archivierte Kunden und Projekte unverändert in der App. So können Sie aus dem Büro heraus weiterhin auf alle Vorgänge zugreifen, ohne dafür einen Status oder eine andere Einstellung umstellen zu müssen.

Der Mitarbeiter-Status „Supervisor" wird im Mitarbeiter-Datensatz im Verwaltungssystem gesetzt. Wer dort als Vorgesetzter markiert ist, ist von der Ausblendung nicht betroffen.

Einstellung aktivieren

Sie aktivieren die Funktion zentral in den Einstellungen Ihres Mandanten:

Im Verwaltungssystem links in der Sidebar auf Admin klicken, dann auf Einstellungen
Den Reiter Kunden & Projekte auswählen
Den Haken bei Archivierte Kunden/Projekte in App bei Kunden & Projekt-Übersicht ausblenden setzen
Speichern

Die Änderung wirkt sofort. Die Mitarbeiter müssen nichts in der App umstellen. Falls die Liste in der App noch alte Einträge zeigt, hilft ein einmaliges Aktualisieren der Ansicht.

Unterschied zum App-internen Filter

Unabhängig von dieser Admin-Einstellung gibt es in der App selbst einen Filter, mit dem jeder Mitarbeiter die Ansicht für sich anpassen kann (Trichter-Symbol oben rechts in der Übersicht, Filter Status: Nur aktive / nur inaktive).

Der App-Filter wird vom Mitarbeiter selbst gesetzt und kann jederzeit umgestellt werden
Die Admin-Einstellung wird zentral vom Büro gesetzt und blendet inaktive Einträge für normale Mitarbeiter komplett aus – unabhängig davon, was im App-Filter gewählt ist

Wenn Sie also möchten, dass Ihre Mitarbeiter inaktive Vorgänge gar nicht erst zu Gesicht bekommen, ist die Admin-Einstellung der richtige Weg.

Was bedeutet „archiviert" oder „inaktiv"?

Kunden und Projekte können im Verwaltungssystem auf inaktiv gesetzt werden – zum Beispiel, wenn ein Projekt abgeschlossen ist oder ein Kunde länger nicht mehr beauftragt wurde. Inaktive Einträge bleiben mit allen Daten erhalten, gelten aber nicht mehr als laufender Vorgang. Sie tauchen daher in vielen Übersichten standardmäßig nicht mehr auf.

Diese Einstellung sorgt dafür, dass die Logik konsequent auch in der Mitarbeiter-Ansicht der App greift.

Häufige Fragen

Wirkt die Einstellung auch im Verwaltungssystem?
Nein. Sie betrifft ausschließlich die Kunden- und Projektübersicht in der App. Im Verwaltungssystem selbst arbeiten Sie mit den dort vorhandenen Filtern und Listen weiter wie gewohnt.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter gerade auf einem Projekt arbeitet, das ich inaktiv setze?
Das Projekt verschwindet beim nächsten Aufruf der Übersicht aus der Liste. Bereits gestartete Zeiteinträge oder offene Aufgaben bleiben bestehen – der Mitarbeiter kann sie über die normalen Wege (zum Beispiel laufende Zeiterfassung, offene Aufgaben) weiter bearbeiten.

Sehen Vorgesetzte und Administratoren wirklich alles?
Ja. Mitarbeiter, die im Verwaltungssystem als Supervisor markiert sind, sehen archivierte Einträge in der App unverändert. So bleibt die Übersicht im Büro vollständig.

Kann ich die Einstellung jederzeit wieder ausschalten?
Ja. Beim Deaktivieren werden inaktive Kunden und Projekte sofort wieder für alle Mitarbeiter in der App sichtbar.

Müssen meine Mitarbeiter die App neu installieren oder anmelden?
Nein. Die Änderung greift sofort über die Schnittstelle. Ein einmaliges Aktualisieren der Übersicht in der App reicht aus.

Was, wenn ein Mitarbeiter ein archiviertes Projekt trotzdem benötigt?
In dem Fall können Sie das Projekt im Verwaltungssystem wieder auf aktiv setzen oder dem Mitarbeiter den Vorgesetzten-Status geben. Eine projektweise Freischaltung pro Mitarbeiter ist nicht vorgesehen.