Bautagebuch: Haken „für Kunden sichtbar" nur durch Bauleiter änderbar

Im Bautagebuch entscheidet der Haken „für Kunden sichtbar", ob ein Eintrag dem Kunden im Kundenportal angezeigt wird. Standardmäßig darf jeder Mitarbeiter diesen Haken setzen oder entfernen. Mit dieser Einstellung beschränken Sie das Recht auf Administratoren und auf Mitarbeiter mit dem Funktionsrecht „Bautagebuch" (in der Praxis typischerweise Bauleiter, Poliere oder das Büro).

So können vertrauliche Beobachtungen oder Mängel zuerst intern besprochen werden, bevor sie für den Kunden freigegeben werden.

Was bewirkt die Einstellung?

Sobald die Einstellung aktiviert ist, sehen Mitarbeiter ohne das Funktionsrecht „Bautagebuch" den Haken weder im Verwaltungssystem noch in der App. Beim Anlegen eines Bautagebuch-Eintrags greift automatisch der Standardwert aus der Einstellung „Bautagebuch: standardmäßig für Kunden einsehbar". Bestehende Einträge können diese Mitarbeiter weiter bearbeiten, der Sichtbarkeits-Status bleibt dabei unverändert.

Administratoren und Mitarbeiter mit Funktionsrecht „Bautagebuch" sehen den Haken wie gewohnt und können ihn jederzeit setzen oder entfernen.

Einstellung aktivieren

• Im Verwaltungssystem oben rechts auf das Menü klicken und Einstellungen öffnen
• Reiter Bautagebuch auswählen
• Die Option „Bautagebuch: Haken ‚für Kunden sichtbar' nur mit Bautagebuch-Funktionsrecht änderbar" aktivieren

Die Einstellung wirkt ab sofort. Bestehende Bautagebuch-Einträge werden nicht verändert, lediglich die Bearbeitbarkeit des Hakens ändert sich für betroffene Mitarbeiter.

Hinweis zur App: In der mobilen App greift die Einstellung ab App-Version 3.5.7. Auf älteren App-Versionen wird der Haken zwar weiterhin angezeigt — eine Änderung wird vom Server jedoch ignoriert und der Standardwert verwendet. Wir empfehlen daher, die App regelmäßig zu aktualisieren.

Wer darf den Haken setzen?

• Administratoren und Führungskräfte (Supervisor) dürfen den Haken immer setzen — unabhängig von dieser Einstellung.
• Mitarbeiter mit dem Funktionsrecht „Bautagebuch" dürfen den Haken setzen. Welche Mitarbeiter dieses Recht haben, steuern Sie in den Mitarbeiter-Rollen unter Einstellungen → Mitarbeiter-Rollen.
• Alle übrigen Mitarbeiter sehen den Haken nicht und beeinflussen die Sichtbarkeit nicht.

Wie wirkt sich die Einstellung beim Anlegen aus?

Wird ein neuer Bautagebuch-Eintrag von einem Mitarbeiter ohne Funktionsrecht erstellt, übernimmt das System automatisch den Vorgabewert aus „Bautagebuch: standardmäßig für Kunden einsehbar":

• Ist der Vorgabewert aus: Neue Einträge sind nicht für Kunden sichtbar.
• Ist der Vorgabewert an: Neue Einträge sind sofort für Kunden sichtbar.

Bauleiter und Administratoren können den Status auch nachträglich anpassen — über die Einzelbearbeitung des Eintrags oder über die Massenaktion „Sichtbarkeit ändern" in der Bautagebuch-Übersicht eines Projekts.

Häufige Fragen

Warum sehe ich den Haken „für Kunden sichtbar" plötzlich nicht mehr?
Ihr Administrator hat die hier beschriebene Einstellung aktiviert. Mitarbeiter ohne das Funktionsrecht „Bautagebuch" sehen den Haken seither nicht mehr. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, falls Sie das Recht benötigen.

Werden bestehende Bautagebuch-Einträge nach dem Aktivieren der Einstellung verändert?
Nein. Bereits angelegte Einträge behalten ihren Sichtbarkeits-Status. Nur die Bearbeitbarkeit des Hakens ändert sich für betroffene Mitarbeiter.

Kann ein Mitarbeiter ohne Funktionsrecht einen bestehenden Eintrag weiter bearbeiten?
Ja. Mitarbeiter können Titel, Beschreibung und alle weiteren Inhalte wie bisher bearbeiten. Lediglich der Sichtbarkeits-Haken wird nicht angezeigt und kann nicht geändert werden.

Wie aktiviere ich das Funktionsrecht „Bautagebuch" für einen Mitarbeiter?
Im Verwaltungssystem unter Einstellungen → Mitarbeiter-Rollen die gewünschte Rolle öffnen und unter Verwaltungssystem-Berechtigungen die Funktion Bautagebuch aktivieren. Anschließend die Rolle dem Mitarbeiter zuweisen.

Gilt die Einstellung auch für die Massenaktion in der Bautagebuch-Liste?
Ja. Die Massenaktion „Sichtbarkeit ändern" steht ohnehin nur Mitarbeitern mit dem Funktionsrecht „Bautagebuch" zur Verfügung — daran ändert sich nichts.

Funktioniert die Einstellung auch in der App?
Ja, ab App-Version 3.5.7. Auf älteren App-Versionen ist der Haken zwar sichtbar — das System ignoriert eine Änderung jedoch serverseitig und übernimmt den vorgegebenen Standardwert. Eine regelmäßige Aktualisierung der App wird empfohlen.