Bexio-Unterprojekte – Aufträge als Unterprojekte unter dem Hauptprojekt

Wenn Sie die Bexio-Schnittstelle nutzen, können Sie Ihre Bexio-Projekte gemeinsam mit den darin enthaltenen Aufträgen einspielen. Das Bexio-Projekt wird dabei zum Hauptprojekt, die zugehörigen Aufträge erscheinen als Unterprojekte darunter – jeweils mit ihrer Auftragsnummer.

Was bewirkt die Funktion?

Bisher konnten beim Bexio-Import entweder die Projekte oder die Aufträge übernommen werden. Mit dem neuen Modus werden beide zusammen und verknüpft eingespielt:

• Hauptprojekt: entspricht dem Bexio-Projekt.
• Unterprojekte: die einzelnen Bexio-Aufträge, jeweils mit Auftrags-/Kommissionsnummer, dem Hauptprojekt zugeordnet.
• Dokumente: Unterlagen, die am Hauptprojekt hinterlegt sind, werden in den Unterprojekten automatisch angezeigt – ein erneutes Kopieren entfällt.

Funktion aktivieren

Die Voraussetzung ist eine eingerichtete Bexio-Verbindung. Anschließend stellen Sie den Import-Modus um:

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich Admin.
• Wählen Sie unter Schnittstellen den Punkt „bexio-Einstellungen".
• Stellen Sie das Auswahlfeld „Sollen von bexio Projekte oder Aufträge … eingespielt werden?" auf „Projekte mit Unteraufträgen".

Die Auswahl wird sofort gespeichert. Beim nächsten Bexio-Abgleich werden die Projekte als Hauptprojekte und die zugehörigen Aufträge als Unterprojekte angelegt.

Unterprojekte im Projekt sehen

Öffnen Sie ein Hauptprojekt. Sobald ihm Unterprojekte zugeordnet sind, erscheint der zusätzliche Reiter „Unterprojekte" mit der Anzahl in Klammern. Dort sehen Sie die zugehörigen Aufträge mit Nummer, Name und Status; ein Klick öffnet das jeweilige Unterprojekt.

In der Projektübersicht sind Unterprojekte zusätzlich leicht eingerückt dargestellt, damit ihre Zugehörigkeit erkennbar ist.

Dokumente vom Hauptprojekt

In einem Unterprojekt finden Sie im Reiter „Dokumente" unterhalb des Dokumentenbereichs den Abschnitt „Dokumente vom Hauptprojekt (nur Ansicht)". Dort werden die am Hauptprojekt hinterlegten Dokumente aufgelistet und können heruntergeladen werden.

Diese Dokumente werden ausschließlich am Hauptprojekt gepflegt. Im Unterprojekt sind sie nur zur Ansicht – sie können dort nicht gelöscht, umbenannt oder verschoben werden. Ihre eigenen, direkt im Unterprojekt abgelegten Dokumente bleiben wie gewohnt voll bearbeitbar.

Darstellung in der App

Die Projekt- und Auftragsstruktur wird auch in der mobilen Variante abgebildet:

• In der Projektliste zeigt ein Hauptprojekt einen Hinweis „X Unterprojekte", ein Unterprojekt den Hinweis „Unterprojekt".
• Im Projektdetail eines Unterprojekts wird zusätzlich „Unterprojekt von …" mit dem Namen des Hauptprojekts angezeigt.
• Dokumente des Hauptprojekts erscheinen im Unterprojekt mit dem Zusatz „(vom Hauptprojekt)" und sind dort nur zur Ansicht.

Häufige Fragen

Ändert sich etwas, wenn ich den neuen Modus nicht aktiviere?
Nein. Ohne Aktivierung bleibt alles unverändert. Die bisherigen Modi „Projekte" und „Aufträge" verhalten sich genau wie zuvor.

Voraussetzung in Bexio?
Die Aufträge müssen in Bexio den jeweiligen Projekten zugeordnet sein. Nur dann kann die Zuordnung Hauptprojekt – Unterprojekt hergestellt werden.

Kann ich ein Dokument des Hauptprojekts im Unterprojekt bearbeiten?
Nein. Geerbte Dokumente sind im Unterprojekt nur zur Ansicht und zum Herunterladen. Änderungen nehmen Sie am Hauptprojekt vor; sie wirken sich dann automatisch in allen Unterprojekten aus.

Werden Rechnungen und Zeiten korrekt nach Bexio übertragen?
Ja. Werden aus einem Unterprojekt Rechnungen oder Zeiteinträge nach Bexio übertragen, werden sie dem zugehörigen Hauptprojekt zugeordnet.