Reparatur- und Prüfhistorie zu Werkzeugen importieren

Mit dieser Funktion übertragen Sie eine bestehende Reparatur- und Prüfhistorie – zum Beispiel aus einem früheren System oder einer Excel-Liste – als einzelne Einträge an Ihre Werkzeuge. So bleibt für jedes Werkzeug nachvollziehbar, welche Prüfungen (etwa DGUV V3) und Reparaturen wann durchgeführt wurden.

Voraussetzung: ein Werkzeug-Formular anlegen

Damit die Historie an den Werkzeugen gespeichert werden kann, benötigen Sie zunächst ein passendes Formular. Legen Sie dieses einmalig im Bereich Formulare an und wählen Sie als Zuordnung Werkzeug. Ein typisches Formular für die Prüfhistorie heißt zum Beispiel „Reparatur / Prüfung" und enthält Felder wie:

Art – zum Beispiel „DGUV V3" oder „Reparatur"
Fälligkeitsdatum
Abschlussdatum
Ergebnis – zum Beispiel „Bestanden"
Notiz

Welche Felder Sie verwenden, können Sie frei festlegen. Beim Import ordnen Sie später Ihre Excel-Spalten genau diesen Feldern zu.

Schritt für Schritt: Historie importieren

Öffnen Sie den Bereich Werkzeuge. Unterhalb der Werkzeug-Liste finden Sie den Abschnitt „Reparatur-/Prüfhistorie-Import".
Wählen Sie oben im Feld „Ziel-Formular" das Formular aus, in das die Einträge geschrieben werden sollen (zum Beispiel „Reparatur / Prüfung").
Laden Sie über „Datei auswählen" Ihre Excel-Liste hoch (Format .xls oder .xlsx).
Es öffnet sich das Fenster „Spalten zuordnen". Ordnen Sie hier jeder Spalte Ihrer Datei das passende Ziel zu.
Klicken Sie auf „importieren".

Die Spalten richtig zuordnen

Im Fenster „Spalten zuordnen" sehen Sie jede Spalte Ihrer Datei mit einem Auswahlfeld daneben. Eine Zuordnung ist dabei besonders wichtig:

Werkzeug-Match (Scancode / Werkzeug-Nr.): Diese Auswahl müssen Sie genau einer Spalte zuweisen – nämlich der Spalte mit dem Scancode beziehungsweise der Werkzeug-Nummer. Darüber findet das System für jede Zeile das richtige Werkzeug.
Formularfelder: Die übrigen Spalten (Art, Fälligkeitsdatum usw.) ordnen Sie den entsprechenden Feldern Ihres Formulars zu.
nicht importieren: Spalten, die Sie nicht übernehmen möchten, lassen Sie einfach auf dieser Einstellung stehen.

Nach dem Import erscheint die Historie bei jedem Werkzeug im eigenen Reiter (zum Beispiel „Reparatur / Prüfung"). Dort können Ihre Mitarbeiter künftig auch neue Prüfungen und Reparaturen erfassen.

Was passiert mit dem Ergebnis?

Nach dem Import erhalten Sie eine kurze Rückmeldung, zum Beispiel: „17 Einträge importiert, 3 übersprungen, 5 ohne passendes Werkzeug". Diese Zahlen bedeuten:

importiert: Einträge, die neu angelegt wurden.
übersprungen: Einträge, die bereits vorhanden waren (oder keine Werte enthielten). So entstehen keine Dubletten, wenn Sie dieselbe Datei versehentlich erneut hochladen.
ohne passendes Werkzeug: Zeilen, deren Scancode zu keinem Werkzeug im System passt. Prüfen Sie in diesem Fall, ob die betreffenden Werkzeuge bereits angelegt sind.

Häufige Fragen

Muss ich die Werkzeuge vorher anlegen?
Ja. Die Historie wird über den Scancode beziehungsweise die Werkzeug-Nummer den vorhandenen Werkzeugen zugeordnet. Werkzeuge, die es im System noch nicht gibt, können Sie zuvor über den Excel-Werkzeuge-Import übernehmen.

Kann ich denselben Import mehrfach ausführen?
Ja. Bereits importierte Einträge werden beim erneuten Hochladen automatisch übersprungen, es entstehen also keine doppelten Einträge.

Können auch andere Werkzeug-Listen importiert werden?
Ja. Der Import ist nicht an ein festes Format gebunden. Sie wählen Ihr eigenes Formular und ordnen Ihre eigenen Spalten zu – dadurch lässt sich nahezu jede Liste übernehmen.

Was bedeutet „ohne passendes Werkzeug"?
Für diese Zeilen wurde anhand des Scancodes kein Werkzeug gefunden. Die Einträge werden nicht gespeichert. Legen Sie die fehlenden Werkzeuge an und starten Sie den Import erneut.