Materialien per UGL-/UGS-Datei vom Großhändler einlesen

Über die UGL-Schnittstelle können Sie Materialien direkt aus dem Online-Warenkorb eines Großhändlers in Ihren Material-Stamm übernehmen. Sie exportieren beim Großhändler eine UGL- oder UGS-Datei und laden diese im Verwaltungssystem hoch. Die enthaltenen Artikel werden mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge sowie Einkaufs- und Verkaufspreis angelegt.

Was ist die UGL-Schnittstelle?

UGL (und das ältere Format UGS) ist ein verbreiteter Standard zum Austausch von Artikel- und Auftragsdaten zwischen Großhändlern und Handwerksbetrieben. Viele Großhändler bieten in ihrem Online-Shop an, den aktuellen Warenkorb als UGL-/UGS-Datei herunterzuladen. Diese Datei lesen Sie im Verwaltungssystem ein, statt die Artikel von Hand zu erfassen.

Schritt 1: Schnittstelle aktivieren

Öffnen Sie im Verwaltungssystem die Einstellungen und klicken Sie auf "Schnittstellen aktivieren/deaktivieren". Schalten Sie in der Liste den Eintrag "UGL" ein. Die Funktion ist anschließend für Ihren Betrieb freigeschaltet.

Schritt 2: Eine UGL-Schnittstelle anlegen

Nach der Aktivierung legen Sie eine benannte Schnittstelle an – zum Beispiel je Großhändler eine eigene. So bleiben die importierten Artikel sauber getrennt.

Öffnen Sie den Bereich Admin und wählen Sie unter "Schnittstellen" den Punkt "UGL Schnittstelle".
Klicken Sie auf "UGL Schnittstelle hinzufügen".
Vergeben Sie im Feld "Schnittstellenbezeichnung" einen Namen (z. B. den Namen des Großhändlers) und klicken Sie auf "speichern".

Die angelegte Schnittstelle erscheint danach als Karte mit den Schaltflächen "Schnittstelle bearbeiten" und "Schnittstelle löschen".

Schritt 3: Materialien importieren

Öffnen Sie Ihren Material-Stamm (Menü Material-Bestellungen → Standard-Material).
Klicken Sie oben auf die Schaltfläche "Produktkataloge". Dort werden Ihre angelegten UGL-Schnittstellen aufgelistet.
Wählen Sie die gewünschte Schnittstelle aus. Es öffnet sich die Import-Seite.
Ziehen Sie die beim Großhändler heruntergeladene UGL-/UGS-Datei per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich "… Datei hochladen" – oder klicken Sie hinein, um die Datei auszuwählen.

Die erkannten Artikel erscheinen unmittelbar in der Tabelle "Vorhandene … Materialien" mit den Spalten Artikel-Nr., Name, Beschreibung, Menge, Einheit sowie EK und VK.

Die Importrückmeldung verstehen

Nach jedem Import wird oben rechts eine Rückmeldung eingeblendet. Sie zeigt unter anderem:

Import-Quelle: Name des Großhändlers und Ihre dort hinterlegte Kundennummer, sofern in der Datei enthalten.
Anzahl: wie viele Artikel neu angelegt und wie viele aktualisiert wurden.
Hinweise: übersprungene Zeilen, etwa wenn bei einem Artikel die Artikelnummer fehlt. Diese Zeilen werden nicht importiert, der restliche Import läuft normal weiter.

Über die Schaltfläche "Import-Log" oben rechts können Sie die Rückmeldung des letzten Imports jederzeit erneut anzeigen.

Was beim Import passiert

Aktualisieren statt doppeln: Laden Sie eine Datei mit bereits vorhandenen Artikeln (gleiche Artikelnummer derselben Schnittstelle) erneut hoch, werden diese Artikel aktualisiert – es entstehen keine Dubletten.
Einkaufspreis (EK): wird aus dem Nettowert der Position geteilt durch die Menge berechnet.
Verkaufspreis (VK): wird aus dem Brutto-Einzelpreis übernommen. Liefert der Großhändler diesen Wert laut Datei nicht zuverlässig, bleibt der VK leer.
Mengeneinheit: wird übernommen, wenn die Einheit in Ihrem System bereits existiert. Ist die Einheit unbekannt, bleibt das Feld leer; der Artikel wird trotzdem angelegt.
Währung: Die Preis-Spalten zeigen automatisch Ihre Betriebswährung an (z. B. CHF statt €).

Häufige Fragen

Worin unterscheiden sich UGL und UGS?
UGS ist das ältere, UGL das neuere Format. Beide werden vom System eingelesen.

Ich finde den Menüpunkt "UGL Schnittstelle" nicht.
Der Punkt erscheint erst, nachdem die Schnittstelle in den Einstellungen unter "Schnittstellen aktivieren/deaktivieren" eingeschaltet wurde (siehe Schritt 1).

Kann ich mehrere Großhändler verwenden?
Ja. Legen Sie pro Großhändler eine eigene UGL-Schnittstelle mit einem sprechenden Namen an. So bleiben die importierten Artikel je Quelle getrennt.

Eine Position wurde übersprungen – warum?
Zeilen ohne Artikelnummer können nicht als Material angelegt werden und werden übersprungen. Die Importrückmeldung nennt die betroffene Zeile. Alle übrigen Artikel werden normal importiert.

Warum ist bei manchen Artikeln keine Einheit eingetragen?
Die Mengeneinheit aus der Datei wird nur übernommen, wenn sie in Ihrem System bereits hinterlegt ist. Legen Sie die fehlende Einheit an und importieren Sie die Datei erneut, um sie zu ergänzen.

Was passiert, wenn ich dieselbe Datei mehrmals hochlade?
Bereits vorhandene Artikel derselben Schnittstelle werden aktualisiert, nicht doppelt angelegt.