Rapporte automatisch mit der Rechnung drucken

Das Verwaltungssystem kann die Rapporte, die zu einer Rechnung gehören, automatisch als zusätzliche Seiten an das Rechnungs-PDF anhängen. Rechnung und Rapport liegen dann in einer einzigen Datei und lassen sich in einem Druckauftrag ausgeben oder gemeinsam an den Kunden schicken. Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet und wird pro Betrieb aktiviert.

Funktion aktivieren

Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich Rechnungen und dort die Einstellungen. Wechseln Sie auf den Reiter PDF & Layout. Dort finden Sie die Karte Anhänge am Rechnungs-PDF mit dem Schalter Rapporte an das Rechnungs-PDF anhängen.

Die Einstellung wird sofort gespeichert. Sie gilt für den gesamten Betrieb, nicht für einzelne Rechnungen.

Wo die Funktion wirkt

Ist der Schalter aktiv, enthalten alle Rechnungs-PDFs die Rapport-Seiten:

• beim Anzeigen und Drucken einer Rechnung
• beim Versand der Rechnung per E-Mail
• bei Serienrechnungen
• beim Sammel-Download mehrerer Rechnungen
• bei der automatischen Kopie an die Buchhaltung

Die Rechnung steht immer vorn, die Rapport-Seiten folgen dahinter.

Welche Rapporte angehängt werden

Als zugehörig gilt zum einen der Rapport, aus dem die Rechnung erstellt wurde. Zum anderen alle Rapporte, aus denen abgerechnete Positionen stammen:

• Material
• Maschinen
• Fahrzeuge
• Abschnitte
• Arbeitszeiten
• Fahrtkosten

Sind mehrere Rapporte betroffen, werden alle angehängt – sortiert nach ihrer Rapport-Nummer. Rapporte aus einem anderen Projekt als dem der Rechnung werden nicht angehängt.

Versand per E-Mail

Bisher war der zugehörige Rapport im Versand-Dialog als separate Datei vorausgewählt. Ist die neue Einstellung aktiv, entfällt diese Vorauswahl, damit der Kunde den Rapport nicht doppelt erhält – einmal im PDF und einmal als eigene Datei. Ein Hinweis im Versand-Dialog weist darauf hin.

Möchten Sie den Rapport zusätzlich als eigenständige Datei mitschicken, können Sie ihn dort weiterhin auswählen.

Was unverändert bleibt

• Solange der Schalter ausgeschaltet ist, sehen Ihre Rechnungen genau so aus wie bisher.
• Bei E-Rechnungen (ZUGFeRD beziehungsweise XRechnung) bleiben die eingebettete Datensatz-Datei und das vorgeschriebene Format vollständig erhalten. Der Rapport liegt dort zusätzlich weiterhin als eingebetteter Anhang bei.
• Stornorechnungen und Gutschriften erhalten keine Rapport-Seiten.
• Die Seitenangabe in der Fußzeile der Rechnung bezieht sich weiterhin nur auf die Rechnung selbst, nicht auf das Gesamtdokument. Der Rapport ist ein Anhang und zählt nicht zur Rechnung.

Häufige Fragen

Gilt die Einstellung für alle Mitarbeiter?

Ja. Die Einstellung gilt für den gesamten Betrieb. Geändert werden kann sie von Vorgesetzten über die Rechnungs-Einstellungen.

Kann ich das für einzelne Rechnungen abweichend steuern?

Nein. Der Schalter wirkt einheitlich für alle Rechnungen. Wenn Sie einen Rapport nur bei einer bestimmten Rechnung mitschicken möchten, lassen Sie den Schalter aus und wählen den Rapport im Versand-Dialog als Anhang aus.

Ändern sich dadurch bereits erstellte Rechnungen?

Die Rechnungsdaten selbst ändern sich nicht. Da das PDF bei jedem Aufruf neu erzeugt wird, enthält auch eine ältere Rechnung nach dem Einschalten die Rapport-Seiten, sobald Sie sie erneut öffnen oder versenden.

Was passiert, wenn eine Rechnung gar keinen Rapport hat?

Dann bleibt das Rechnungs-PDF unverändert. Es werden keine leeren Seiten angehängt.

Was passiert bei sehr vielen oder sehr großen Rapporten?

Damit der Druck nicht unbrauchbar groß wird, gibt es eine Obergrenze. Wird sie überschritten, geht die Rechnung ohne Rapport-Seiten heraus. Die Rechnung selbst ist davon nie betroffen und wird immer vollständig erzeugt.

Warum steht auf der Rechnung „Seite 1 von 2", obwohl das Dokument mehr Seiten hat?

Die Seitenangabe gehört zur Rechnung und zählt nur deren Seiten. Die Rapport-Seiten sind ein Anhang und werden bewusst nicht mitgezählt, damit die Rechnung als Beleg unverändert bleibt.