Mängelmanagement - Grundlagen und erste Schritte

Mit dem Mängelmanagement erfassen und verfolgen Sie festgestellte Mängel zu Ihren Projekten an einer zentralen Stelle - von der ersten Meldung bis zur Abnahme. Dieser Artikel zeigt, wo Sie die Funktion finden, wie Sie den ersten Mangel anlegen und wie Sie die Übersicht lesen.

Was ist das Mängelmanagement?

Das Mängelmanagement ist ein eigener Bereich im Verwaltungssystem, in dem alle Mängel Ihrer Projekte gesammelt werden. Jeder Mangel erhält einen Status (von "Gemeldet" bis "Abgenommen"), eine Priorität und optional eine Frist. So sehen Sie jederzeit, welche Mängel noch offen sind, wer zuständig ist und was als Nächstes zu tun ist.

Der Bereich muss pro Betrieb freigeschaltet sein. Fehlt der Menüpunkt "Mängelmanagement", ist die Funktion für Ihren Betrieb noch nicht aktiviert.

Verwaltungssystem und App

Das Mängelmanagement steht sowohl im Verwaltungssystem (am Computer) als auch in der App (Smartphone) zur Verfügung. In der App ist die Funktion ab Version 3.5.11 verfügbar - ältere Versionen zeigen sie noch nicht. Aktualisieren Sie die App gegebenenfalls im App Store beziehungsweise bei Google Play auf mindestens diese Version.

Unterwegs erfassen und bearbeiten Ihre Mitarbeiter Mängel direkt vor Ort - inklusive Fotos. Das Verwaltungssystem und die App greifen auf dieselben Daten zu. Einige Auswertungen und Exporte (zum Beispiel PDF, Excel und das Auswertungs-Dashboard) stehen nur im Verwaltungssystem zur Verfügung.

Wo finde ich das Mängelmanagement?

Sie erreichen den Bereich auf zwei Wegen:

Über das Hauptmenü: Klicken Sie im Verwaltungssystem im linken Menü auf "Mängelmanagement" (Symbol: Warndreieck). Sie sehen dann die Übersicht über alle Mängel Ihrer Projekte.
Über ein Projekt: Öffnen Sie ein Projekt und wechseln Sie auf den Reiter "Mängel". Dort sehen Sie nur die Mängel dieses einen Projekts.

Die Übersicht des Mängelmanagements mit allen Mängeln, Status, Prioritäten und Fristen

Einen Mangel erfassen

So legen Sie einen neuen Mangel an:

Öffnen Sie das Mängelmanagement oder den Reiter "Mängel" in einem Projekt.
Klicken Sie oben auf den Button "neuen Mangel hinzufügen".
Füllen Sie das Formular aus:
- Titel (Pflichtfeld): eine kurze Bezeichnung des Mangels, zum Beispiel "Kratzer an der Fensterbank".
- Projekt (Pflichtfeld): zu welchem Projekt der Mangel gehört. Erfassen Sie den Mangel direkt aus einem Projekt heraus, ist dieses bereits vorausgewählt.
- Beschreibung: weitere Details zum Mangel.
- Priorität: wie dringend der Mangel ist - "Niedrig", "Mittel", "Hoch" oder "Kritisch".
- Frist: bis wann der Mangel behoben sein soll (optional).
- Status: der aktuelle Bearbeitungsstand (standardmäßig "Gemeldet").
Speichern Sie den Mangel. Er erscheint anschließend in der Übersicht.

Zusätzlich können Sie einem Mangel eine Kategorie und einen verantwortlichen Mitarbeiter zuordnen sowie Fotos hinterlegen. Diese Möglichkeiten werden in den weiterführenden Artikeln beschrieben.

Das Formular zum Erfassen eines Mangels mit den Feldern Titel, Projekt, Kategorie, Priorität, Frist und Beschreibung

Die Status verstehen

Der Status zeigt, wo ein Mangel gerade steht. Folgende Status gibt es:

Gemeldet: der Mangel wurde erfasst.
Dokumentiert: der Mangel ist mit Details und Fotos festgehalten.
In Bearbeitung: an der Behebung wird gearbeitet.
Behoben: der Mangel wurde beseitigt.
Prüfung ausstehend: die Behebung muss noch geprüft werden.
Abgenommen: die Behebung wurde bestätigt, der Mangel ist erledigt.
Abgelehnt: der Mangel wurde nicht anerkannt.

Die Prioritäten

Über die Priorität steuern Sie, wie dringend ein Mangel ist. Zur Auswahl stehen Niedrig, Mittel, Hoch und Kritisch. In der Übersicht sind die Prioritäten farblich gekennzeichnet, sodass dringende Mängel sofort auffallen.

Die Übersicht lesen

In der Übersicht sind alle Mängel als Liste dargestellt. Die wichtigsten Spalten sind:

Titel - die Bezeichnung des Mangels
Projekt - zu welchem Projekt der Mangel gehört
Kategorie - die Einordnung des Mangels
Status - der aktuelle Bearbeitungsstand
Priorität - die Dringlichkeit
Frist - bis wann der Mangel behoben sein soll
Erstellt - wann der Mangel angelegt wurde

Über die Filter oberhalb der Liste können Sie die Mängel eingrenzen, zum Beispiel nach Status oder Priorität. Zusätzlich lässt sich die Liste exportieren.

Häufige Fragen

Ich sehe den Menüpunkt "Mängelmanagement" nicht. Woran liegt das?
Entweder ist der Bereich für Ihren Betrieb nicht freigeschaltet, oder Ihrem Benutzer fehlt die nötige Berechtigung. Wenden Sie sich in diesem Fall an die für die Einstellungen zuständige Person in Ihrem Betrieb.

Kann ich einen Mangel auch direkt beim Projekt erfassen?
Ja. Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie auf den Reiter "Mängel". Ein dort angelegter Mangel ist automatisch diesem Projekt zugeordnet.

Muss ich immer eine Frist angeben?
Nein, die Frist ist optional. Wenn Sie eine Frist setzen, kann das System rechtzeitig an ablaufende Fristen erinnern.

Können auch Mitarbeiter unterwegs Mängel erfassen?
Ja. Mängel lassen sich auch in der App erfassen und bearbeiten - verfügbar ab App-Version 3.5.11. Die Bedienung im Verwaltungssystem und in der App greift auf dieselben Daten zu.

In der App wird das Mängelmanagement nicht angezeigt. Woran liegt das?
Die Funktion ist in der App erst ab Version 3.5.11 enthalten. Bitte aktualisieren Sie die App auf die neueste Version. Zusätzlich muss der Bereich für Ihren Betrieb freigeschaltet sein.