Wer kann auf die Personalakte zugreifen?

Die Personalakte enthält vertrauliche Mitarbeiterdokumente. Der Zugriff ist deshalb bewusst eng geregelt. Dieser Artikel erklärt, wer die Personalakte sehen und bearbeiten darf und wie Sie den Zugriff gezielt an einzelne Mitarbeiter vergeben, ohne ihnen gleich alle Führungskraft-Rechte zu geben.

Die zwei Wege zum Zugriff

Auf die Personalakte eines Mitarbeiters haben Zugriff:

• Führungskräfte (Administratoren): Sie sehen und bearbeiten wie bisher alle Personalakten. Daran ändert sich nichts.
• Mitarbeiter mit einer passenden Nutzer-Rolle: Die Rolle muss beide Rechte enthalten – das Recht Mitarbeiter und das neue Recht Personalakte. So kann zum Beispiel eine Personalsachbearbeitung die Akten pflegen, ohne den vollen Führungskraft-Status zu erhalten.

Wichtig: Das Recht Personalakte allein genügt nicht. Ohne das Recht Mitarbeiter kommt man ohnehin nicht in die Mitarbeiterbearbeitung, in der die Personalakte liegt.

Zugriff über eine Nutzer-Rolle einrichten

Das Recht vergeben Sie im Verwaltungssystem über die Nutzer-Rollen:

• Öffnen Sie im linken Menü Admin → Nutzer-Rollen.
• Öffnen Sie die gewünschte Rolle über bearbeiten (oder legen Sie eine neue Rolle an).
• Aktivieren Sie im Abschnitt Verwaltungssystem-Berechtigungen die Funktion Mitarbeiter.
• Aktivieren Sie dort zusätzlich die Funktion Personalakte (zusätzlich zum Recht „Mitarbeiter").
• Speichern Sie die Rolle und weisen Sie sie den passenden Mitarbeitern zu.

Die Personalakte selbst finden diese Mitarbeiter anschließend so: Bereich Mitarbeiter öffnen, den gewünschten Mitarbeiter auswählen und den Reiter Personalakte öffnen. Erscheint der Reiter nicht, fehlt eines der beiden Rechte.

Welche Personalakten sieht die Rolle?

Auch mit dem Recht Personalakte gilt weiterhin die in der Rolle eingestellte Mitarbeiter-Sicht. Ein Mitarbeiter sieht und bearbeitet nur die Personalakten der Mitarbeiter, für die er ohnehin zuständig ist:

• Alle: Zugriff auf die Personalakten aller Mitarbeiter.
• Gleiche Abteilung: Zugriff nur auf die Personalakten der eigenen Abteilung.
• Einzelne Mitarbeiter: Zugriff nur auf die Personalakten der ausgewählten Mitarbeiter.
• Nur sich selbst: kein Zugriff auf fremde Personalakten (und auch nicht auf die eigene, siehe unten).

Die Personalakte lässt sich also nicht weiter öffnen, als die Mitarbeiter-Sicht der Rolle es ohnehin erlaubt.

Die eigene Personalakte

Die Personalakte ist die Arbeitgeber-Sicht auf einen Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter kann seine eigene Personalakte deshalb nicht über das Recht Personalakte einsehen – auch dann nicht, wenn seine Rolle die Mitarbeiter-Sicht Alle hat. Fremde Personalakten öffnet er im Rahmen seiner Zuständigkeit normal, nur die eigene bleibt für ihn verschlossen.

Führungskräfte sehen dagegen weiterhin alle Personalakten, einschließlich der eigenen.

Häufige Fragen

Kann ein Mitarbeiter seine eigene Personalakte sehen?
Nein. Über das Recht Personalakte ist die eigene Akte nicht einsehbar. Dokumente, die ein Mitarbeiter selbst sehen soll, legen Sie im Reiter Briefkasten ab.

Reicht das Recht „Personalakte" allein aus?
Nein. Es wirkt nur zusätzlich zum Recht Mitarbeiter. Beide Rechte müssen in der Rolle aktiv sein.

Verlieren Führungskräfte durch die neue Regelung Zugriff?
Nein. Führungskräfte sehen und bearbeiten wie bisher alle Personalakten. Die Regelung betrifft nur Mitarbeiter, die keine Führungskraft sind.

Ein Mitarbeiter soll nur bestimmte Personalakten pflegen dürfen – geht das?
Ja. Stellen Sie in der Rolle die Mitarbeiter-Sicht auf Einzelne Mitarbeiter oder Gleiche Abteilung. Der Zugriff auf die Personalakten ist dann genauso begrenzt.

Warum wird der Reiter „Personalakte" nicht angezeigt?
Dann fehlt in der zugewiesenen Rolle eines der beiden Rechte (Mitarbeiter oder Personalakte), oder Sie betrachten Ihre eigene Personalakte, ohne Führungskraft zu sein.