Eingangsrechnungen freigeben lassen

Mit dem Freigabe-Prozess entscheidet nicht mehr nur eine Person allein, ob eine Eingangsrechnung bezahlt wird. Sie legen fest, wer eine Rechnung prüfen muss, ab welchem Betrag das gilt und was passieren soll, wenn niemand reagiert. Solange die Freigabe aussteht, lässt sich die Rechnung weder als bezahlt markieren noch an die Buchhaltung senden.

Der Prozess ist standardmäßig ausgeschaltet. Ohne Einrichtung ändert sich für Sie nichts.

Freigabe einrichten

Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich Rechnungen → Eingangsrechnungen und klicken Sie oben rechts auf "Verwalten". Wählen Sie dort den Punkt "Freigabe".

Sobald mindestens ein Freigeber hinterlegt ist, erhält jede neu erfasste Eingangsrechnung den Status "zu prüfen". Bereits vorhandene Rechnungen behalten ihren bisherigen Stand.

Wer muss freigeben?

• Nur die ausgewählten Freigeber – es entscheiden ausschließlich die oben gewählten Mitarbeiter.
• Die ausgewählten Freigeber UND die Projekt-Leitung – zusätzlich muss die Leitung des zugeordneten Projekts zustimmen. Sie ist vor Ort und weiß, ob das Material wirklich angekommen ist.
• Nur die Projekt-Leitung – die ausgewählten Freigeber kommen nur zum Zug, wenn sich keine Projekt-Leitung ermitteln lässt, etwa bei einer Rechnung ohne Projekt.

Sind mehrere Freigeber zuständig, muss jeder einzelne zustimmen. Wird einer Rechnung erst später ein Projekt zugeordnet, kommt die zuständige Projekt-Leitung nachträglich zur Freigabe dazu.

Ab welchem Betrag

Über "Freigabe erst ab Betrag" legen Sie eine Bagatellgrenze fest. Kleinere Rechnungen laufen dann ohne Freigabe durch. Zusätzlich können Sie unter "Ab welchem Betrag muss zusätzlich jemand zustimmen?" eine zweite Stufe einrichten: Ab dieser Summe muss ein weiterer Kreis von Personen zustimmen, zum Beispiel die Betriebsleitung.

Lieferanten ohne Freigabe

Wiederkehrende Rechnungen – etwa Miete, Leasing oder Telefon – müssen nicht jeden Monat erneut geprüft werden. Unter "Lieferanten ohne Freigabe" nehmen Sie einzelne Lieferanten dauerhaft aus dem Prozess heraus.

Erinnerungen und Eskalation

Damit keine Rechnung liegen bleibt, kann das System täglich an offene Freigaben erinnern – wahlweise als Mitteilung auf dem Smartphone, als Sammelmail oder beides. Sie bestimmen, nach wie vielen Tagen erinnert wird. Passiert danach weiterhin nichts, informiert das System nach einer einstellbaren Frist die Vorgesetzten.

Offene Freigaben erkennen

In der Übersicht der Eingangsrechnungen zeigt die erste Kachel, wie viele Rechnungen auf eine Entscheidung warten. Über den Filter "Freigabe" blenden Sie gezielt die offenen Fälle ein.

In der Spalte Status steht bei betroffenen Rechnungen "zu prüfen" und darunter der Hinweis "erst nach der Freigabe zahlbar". Wartet eine Rechnung auf Ihre Entscheidung, erscheint stattdessen "Sie sind dran" – so müssen Sie in einer langen Liste nicht suchen. Läuft eine Skonto-Frist ab, weist ein zusätzlicher Hinweis darauf hin.

Eine Rechnung entscheiden

Öffnen Sie die Rechnung über das Stift-Symbol. Rechts finden Sie den Bereich Freigabe mit allen Beteiligten und deren Stand.

Zur Einordnung zeigt das System, was dieser Lieferant zuletzt berechnet hat und wie viel bisher auf dieses Projekt gebucht wurde. Sie sehen also sofort, ob ein Betrag aus dem Rahmen fällt.

• freigeben – Sie stimmen zu. Sobald alle Beteiligten zugestimmt haben, ist die Rechnung zahlbar.
• ablehnen – die Rechnung wird abgelehnt. Ein Grund ist Pflicht, damit später nachvollziehbar bleibt, warum.
• teilweise ablehnen – Sie markieren einzelne Positionen, die nicht stimmen. Der Rest bleibt unstrittig.
• Rückfrage stellen – Sie melden eine offene Frage, ohne die Rechnung abzulehnen. Sie bleibt in der Schwebe, bis die Frage beantwortet ist.

Nach einer Ablehnung können Sie die Rechnung über "Rechnung beanstanden" direkt beim Lieferanten reklamieren. Mit "Freigeber ergänzen" holen Sie eine weitere Person dazu, wenn sich zeigt, dass jemand mitentscheiden sollte.

Freigaben lassen sich auch unterwegs in der App erledigen. Mehrere offene Fälle können Sie in der Übersicht gemeinsam auswählen und in einem Zug entscheiden.

Was die Freigabe blockiert

Solange eine Rechnung nicht freigegeben ist, gilt:

• Sie lässt sich nicht als bezahlt markieren und taucht nicht in der Zahlungs-Übersicht als fällig auf.
• Sie wird nicht automatisch an die Buchhaltung gesendet.
• Sie kann nicht direkt als bereits bezahlt angelegt werden.

Über "Prüfvermerk (PDF)" erzeugen Sie einen Nachweis darüber, wer wann welchem Betrag zugestimmt hat. Der Beleg selbst bleibt dabei unverändert.

Häufige Fragen

Ändert sich etwas an meinen bisherigen Rechnungen?

Nein. Der Prozess greift nur für Rechnungen, die ab der Einrichtung erfasst werden. Bereits vorhandene Rechnungen behalten ihren Stand.

Was passiert, wenn ein Freigeber im Urlaub ist?

Die Rechnung bleibt offen. Damit sie nicht liegen bleibt, richten Sie die tägliche Erinnerung und die Information an die Vorgesetzten ein. Über "Freigeber ergänzen" kann zusätzlich eine vertretende Person hinzugenommen werden.

Kann ich eine bereits abgeschlossene Freigabe zurücknehmen?

Ja, dafür gibt es das gesonderte Recht "Eingangsrechnungs-Freigabe wieder öffnen" unter "Admin → Nutzer-Rollen". Es betrifft ausschließlich diesen Sonderfall.

Muss ich Freigeber besonders berechtigen?

Die Auswahl im Einstellungsfenster entscheidet allein darüber, wer freigeben darf. Voraussetzung ist lediglich, dass die Person Zugriff auf den Bereich Eingangsrechnungen hat.

Wie schalte ich den Prozess wieder ab?

Entfernen Sie alle Freigeber aus der Liste und stellen Sie bei "Wer muss freigeben?" die Variante "Nur die oben ausgewählten Freigeber" ein. Damit ist der Freigabe-Prozess deaktiviert und Rechnungen werden wieder wie zuvor erfasst.