Unterprojekte: große Bauvorhaben in Abschnitte gliedern

Bei großen Bauvorhaben ist ein einzelnes Projekt oft zu grob: Rohbau, Dachstuhl und Innenausbau laufen zu unterschiedlichen Zeiten, mit unterschiedlichen Teams und teilweise über getrennte Aufträge. Mit Unterprojekten legen Sie diese Abschnitte als eigenständige Projekte an und hängen sie sichtbar unter ein gemeinsames Hauptprojekt.

Was ein Unterprojekt ist

Ein Unterprojekt ist ein ganz normales Projekt. Es hat eine eigene Projekt-Nummer, einen eigenen Status, eigene Termine, eigene Stunden und eigene Rechnungen. Neu ist allein die Zuordnung: Es weiß, zu welchem Hauptprojekt es gehört.

Daraus ergeben sich zwei Vorteile:

• Übersicht: Am Hauptprojekt sehen Sie alle Abschnitte auf einen Blick und springen mit einem Klick hinein.
• Gemeinsame Unterlagen: Dokumente, Fotos, Rapporte und Bautagebuch-Einträge werden zwischen Hauptprojekt und Unterprojekt gegenseitig angezeigt. Der Bauplan liegt einmal am Hauptprojekt und ist trotzdem in jedem Abschnitt sichtbar.

Es ist bewusst genau eine Ebene möglich. Ein Unterprojekt kann keine weiteren Unterprojekte haben. So bleibt die Struktur für alle Beteiligten überschaubar.

Funktion aktivieren

Die Funktion ist im Standard ausgeschaltet. Ein Vorgesetzter schaltet sie im Verwaltungssystem unter Einstellungen → Reiter "Kunden & Projekte" über den Schalter "Unterprojekte verwenden" ein.

Danach erscheint bei jedem Projekt der Reiter "Unterprojekte" und in den Stammdaten das Feld "Gehört zu Hauptprojekt". Solange der Schalter aus ist, bleiben beide unsichtbar und für Ihre Mitarbeiter ändert sich nichts.

Ein neues Unterprojekt anlegen

Öffnen Sie das Projekt, das zum Hauptprojekt werden soll, und wechseln Sie auf den Reiter "Unterprojekte".

• Klicken Sie auf "Unterprojekt hinzufügen".
• Es öffnet sich das gewohnte Fenster zum Anlegen eines Projekts. Der Kunde und die Zuordnung zum Hauptprojekt sind bereits vorbelegt; oben steht, unter welches Hauptprojekt das neue Projekt gehängt wird.
• Vergeben Sie einen Namen, zum Beispiel "Bauabschnitt 1 - Rohbau", und speichern Sie.

Das neue Projekt erscheint sofort in der Liste. Über den Pfeil am Zeilenende öffnen Sie es.

Ein bestehendes Projekt zuordnen

Läuft der Abschnitt bereits als eigenes Projekt, ordnen Sie ihn nachträglich zu. Dafür gibt es zwei Wege, die zum selben Ergebnis führen.

Weg 1: über den Reiter des Hauptprojekts

• Klicken Sie im Reiter "Unterprojekte" auf "bestehendes Projekt zuordnen".
• Suchen Sie das Projekt über Nummer oder Name und bestätigen Sie die Auswahl.

Weg 2: über die Stammdaten des Unterprojekts

Öffnen Sie das Projekt, das zum Unterprojekt werden soll, und wählen Sie in den Stammdaten unter "Gehört zu Hauptprojekt" das gewünschte Hauptprojekt aus. Ein Hinweis unter dem Feld zeigt anschließend, zu welchem Hauptprojekt das Projekt gehört, und verlinkt direkt dorthin.

Zuordnung wieder lösen

Klicken Sie im Reiter "Unterprojekte" in der jeweiligen Zeile auf das Symbol "Zuordnung lösen" und bestätigen Sie die Rückfrage. Alternativ leeren Sie im Unterprojekt das Feld "Gehört zu Hauptprojekt" über das kleine Kreuz.

Das Projekt selbst bleibt dabei vollständig erhalten. Es wird lediglich wieder eigenständig: Alle Stunden, Rechnungen, Fotos und Dokumente des Projekts bleiben unverändert. Nur die gegenseitige Anzeige mit dem bisherigen Hauptprojekt endet.

Was geteilt wird und was getrennt bleibt

Gegenseitig sichtbar sind Dokumente, Fotos, Rapporte und Bautagebuch-Einträge. Ein Unterprojekt zeigt die Einträge seines Hauptprojekts, und das Hauptprojekt zeigt die Einträge seiner Unterprojekte. Die Einträge werden dabei nicht kopiert, sondern nur zusätzlich angezeigt und sind am fremden Projekt schreibgeschützt. Bearbeitet oder gelöscht wird immer dort, wo der Eintrag ursprünglich erfasst wurde.

Getrennt bleibt alles, was gezählt oder abgerechnet wird: Stunden, Kosten, Material, Angebote und Rechnungen gehören immer genau zu dem Projekt, an dem sie erfasst wurden. Sie werden nicht auf das Hauptprojekt hochgerechnet. So bleibt jeder Abschnitt sauber für sich auswertbar und abrechenbar.

Auch beim PDF-Export und in Auswertungen bleibt es bei den eigenen Daten des jeweiligen Projekts. Geerbte Fotos und Dokumente erscheinen also nicht doppelt in der Bilddokumentation.

Häufige Fragen

Können Haupt- und Unterprojekt zu unterschiedlichen Kunden gehören?
Ja. Beim Anlegen über den Reiter wird der Kunde des Hauptprojekts vorgeschlagen, Sie können ihn aber ändern.

Kann ein Unterprojekt weitere Unterprojekte haben?
Nein. Es ist genau eine Ebene vorgesehen. Bei einem Projekt, das bereits ein Unterprojekt ist, zeigt der Reiter einen entsprechenden Hinweis und einen Link zum Hauptprojekt.

Wer darf die Zuordnung ändern?
Genau die Personen, die das Projekt ohnehin bearbeiten dürfen: Vorgesetzte, Mitarbeiter mit Zugriff auf alle Projekte sowie der Projektleiter des jeweiligen Projekts. Den Schalter in den Einstellungen bedienen ausschließlich Vorgesetzte.

Sehen Mitarbeiter die Unterprojekte auch in der App?
Die Projekte erscheinen wie gewohnt in der Projektauswahl. Die gemeinsamen Fotos, Dokumente, Rapporte und Bautagebuch-Einträge werden auch dort angezeigt.

Was passiert mit bereits vorhandenen Strukturen?
Betriebe, bei denen Unterprojekte bereits über eine Schnittstelle oder einen Datenimport entstanden sind, haben den Schalter automatisch aktiv. Es geht dadurch keine bestehende Zuordnung verloren.

Lässt sich die Struktur auch über die Schnittstelle befüllen?
Ja. Beim Anlegen eines Projekts über die Schnittstelle kann das Hauptprojekt mitgegeben werden. Es gelten dieselben Regeln wie im Verwaltungssystem, insbesondere die Begrenzung auf eine Ebene.