Rechnungsversand je Kunde festlegen: per E-Mail oder per Post

Manche Kunden möchten ihre Rechnungen nicht per E-Mail, sondern weiterhin auf dem Postweg erhalten. Damit diese Information nicht in einer Notiz untergeht, lässt sich der gewünschte Rechnungsversand direkt beim Kunden hinterlegen. Das System zeigt den Wunsch anschließend an jeder Stelle an, an der eine Rechnung verschickt wird.

Wo wird der Rechnungsversand eingestellt?

Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich Kunden, klicken Sie den gewünschten Kunden an und bleiben Sie im Reiter Stammdaten. Direkt unter dem Feld E-Mail finden Sie das Auswahlfeld Rechnungsversand mit den beiden Möglichkeiten per E-Mail und per Post.

Die Auswahl wird automatisch gespeichert. Möchten Sie die Angabe wieder entfernen, wählen Sie den Eintrag --- auswählen ---.

Was passiert bei der Einstellung "per Post"?

Der Rechnungsversand wird nicht gesperrt. Sie können jede Rechnung jederzeit trotzdem per E-Mail verschicken, wenn es im Einzelfall passt. Das System weist Sie lediglich deutlich auf den Wunsch des Kunden hin:

• In der Rechnung: Im Kopfbereich des Dokuments erscheint die Zeile Rechnungsversand: per Post — sowohl im Entwurf als auch bei der fertigen Rechnung.
• Über den Versand-Schaltflächen: Oberhalb der Schaltflächen PDF, E-Mail und Duplizieren steht der Hinweis "Dieser Kunde wünscht seine Rechnungen per Post".
• Im E-Mail-Fenster: Öffnen Sie den Versand über die Schaltfläche E-Mail, wird der Hinweis noch einmal über dem Formular angezeigt. Das Versenden bleibt möglich.
• Bei Mahnungen: Auch beim Versand einer Mahnung erscheint derselbe Hinweis.
• In der Rechnungsliste: Hinter dem Kundennamen erscheint ein kleines Briefsymbol.

Automatischer Versand

An den Stellen, an denen das System ohne Ihr Zutun E-Mails verschickt, wird der Wunsch des Kunden berücksichtigt:

• Sammelversand: Markieren Sie in der Rechnungsliste mehrere Rechnungen und versenden diese gemeinsam per E-Mail, werden Rechnungen an Kunden mit dem Versandwunsch "per Post" übersprungen. In der Rückmeldung steht, wie viele Rechnungen übersprungen wurden und warum.
• Serienrechnungen (Abos): Die Rechnung wird wie gewohnt erzeugt und abgeschlossen, es wird lediglich keine E-Mail verschickt. Im Protokoll des Serienrechnungs-Laufs wird der Grund vermerkt.

Diese Rechnungen gehen also nicht verloren — sie liegen wie jede andere Rechnung in der Liste bereit, sodass Sie das PDF ausdrucken und per Post versenden können.

Häufige Fragen

Muss ich das Feld bei allen bestehenden Kunden ausfüllen?
Nein. Solange nichts ausgewählt ist, verhält sich das System exakt wie bisher: Es gibt keine Hinweise, und nichts wird übersprungen. Erst die bewusste Auswahl "per Post" ändert etwas.

Was bewirkt die Auswahl "per E-Mail"?
Sie dokumentiert den Wunsch des Kunden, ändert das Verhalten aber nicht — der Versand funktioniert wie gewohnt.

Kann ich einem Kunden mit dem Wunsch "per Post" trotzdem eine Rechnung per E-Mail schicken?
Ja. Der Versand wird nie blockiert, Sie erhalten lediglich einen Hinweis.

Worin unterscheidet sich das Feld von der Rechnungs-E-Mail?
Das Feld Rechnungs-E-Mail legt fest, an welche Adresse eine Rechnung geht. Das Feld Rechnungsversand hält fest, auf welchem Weg der Kunde seine Rechnungen überhaupt erhalten möchte.

Wird die Angabe an angebundene Buchhaltungsprogramme übertragen?
Nein. Die Angabe wird ausschließlich im Verwaltungssystem geführt, da die Schnittstellen der Buchhaltungsprogramme kein passendes Feld für die Versandart anbieten.

Wer darf die Einstellung ändern?
Jeder Mitarbeiter, der Kunden bearbeiten darf.