Bautagebuch und Rapporte: Benachrichtigungen gezielt steuern und Einträge einschränken

Bei Bautagebuch-Einträgen und Rapporten lässt sich jetzt festlegen, wer bei neuen und geänderten Einträgen benachrichtigt wird. Zusätzlich kann jeder einzelne Eintrag auf bestimmte Mitarbeiter oder Rollen beschränkt werden, sodass ihn nur die dafür vorgesehenen Personen sehen.

Was ist neu?

• Gezielte Benachrichtigung: Es lässt sich festlegen, welche Mitarbeiter bei neuen oder geänderten Bautagebuch-Einträgen bzw. Rapporten benachrichtigt werden.
• Benachrichtigung auch beim Bearbeiten: Bisher wurde nur bei einem neu angelegten Eintrag benachrichtigt. Jetzt löst auch das Bearbeiten eines bestehenden Eintrags eine Benachrichtigung aus.
• Sichtbarkeit einzelner Einträge einschränken: Ein einzelner Bautagebuch- oder Rapport-Eintrag kann so eingestellt werden, dass ihn nur bestimmte Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit einer bestimmten Rolle sehen können.

Wird nichts eingestellt, ändert sich nichts am gewohnten Ablauf: Es werden weiterhin Führungskräfte und der jeweilige Projektleiter benachrichtigt, und jeder Mitarbeiter kann jeden Eintrag sehen.

Benachrichtigungen konfigurieren

Diese Einstellung gilt für den gesamten Betrieb und wird nur von Führungskräften vorgenommen.

• Im Verwaltungssystem unter Bautagebuch bzw. Rapporte oben auf das Zahnrad „Benachrichtigungen konfigurieren" klicken.
• Im sich öffnenden Fenster die gewünschten Empfänger auswählen: einzelne Mitarbeiter und/oder den Eintrag „jeweiliger Projektleiter des Projekts". Dieser löst sich pro Eintrag automatisch auf den tatsächlich zugewiesenen Projektleiter auf.
• Die Auswahl wird automatisch gespeichert.

[SCREENSHOT: Geöffnetes Fenster "Einstellungen: Bautagebuch-Benachrichtigungen" mit der Mehrfachauswahl der Empfänger]

Sichtbarkeit eines einzelnen Eintrags einschränken

Diese Einstellung wird direkt an einem einzelnen Bautagebuch- oder Rapport-Eintrag vorgenommen und ebenfalls nur von Führungskräften angeboten.

• Beim gewünschten Eintrag auf das kleine Zahnrad neben dem Titel klicken (Bautagebuch) bzw. in der Rapport-Übersicht in der entsprechenden Spalte auf das Zahnrad klicken.
• Im Fenster „Sichtbarkeit bearbeiten" auswählen, welche Mitarbeiter oder Rollen (z. B. eine selbst angelegte Rolle wie „Bauleiter") diesen Eintrag sehen dürfen.
• Ohne Auswahl können weiterhin alle Mitarbeiter den Eintrag sehen. Ein eingeschränkter Eintrag ist an einem kleinen Schloss-Symbol erkennbar.

[SCREENSHOT: Eintrag mit Schloss-Symbol und geöffnetem Fenster "Sichtbarkeit bearbeiten"]

Häufige Fragen

Sehen Führungskräfte auch eingeschränkte Einträge?
Ja. Eine Einschränkung gilt nie für Führungskräfte – diese sehen weiterhin alle Einträge.

Was passiert, wenn ich keine Empfänger für die Benachrichtigung auswähle?
Dann bleibt es beim bisherigen Verhalten: Führungskräfte und der jeweilige Projektleiter werden benachrichtigt.

Gilt die Einstellung für Bautagebuch und Rapporte gemeinsam?
Nein, beide Bereiche werden unabhängig voneinander eingestellt.

Bekommt ein Mitarbeiter, der einen eingeschränkten Eintrag nicht sehen darf, trotzdem eine Benachrichtigung dazu?
Nein. Ein Mitarbeiter ohne Sichtrecht auf einen Eintrag erhält dazu auch keine Benachrichtigung.