Angebote und Rechnungen per KI-Programm anlegen (MCP-Schnittstelle)

Über die MCP-Schnittstelle können KI-Programme wie ChatGPT oder Claude nicht nur Fragen zu Ihren Betriebsdaten beantworten, sondern auf Wunsch auch selbst Angebote und Rechnungen als Entwurf anlegen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie diese Funktion freischalten und was dabei zu beachten ist.

Was macht die KI, und was macht sie nicht?

Bittet ein Mitarbeiter sein KI-Programm z. B. „Erstelle ein Angebot für Projekt XY über zwei Stunden Montage", legt die KI im Verwaltungssystem einen Entwurf an. Dabei gilt immer:

• Angebote und Rechnungen entstehen ausschließlich als Entwurf. Eine Rechnung bekommt dabei bewusst noch keine Rechnungsnummer.
• Es wird kein PDF erzeugt und nichts versendet. Das erledigt weiterhin ausschließlich der Mitarbeiter selbst im Verwaltungssystem.
• Die KI kann vorher nachfragen, welche Artikel aus Ihrem Materialstamm passen, und dem Mitarbeiter die berechneten Beträge vorab zeigen, bevor überhaupt etwas angelegt wird.
• Legt die KI aus Versehen sehr kurz hintereinander zweimal denselben Beleg an, weist sie den Mitarbeiter selbst darauf hin, statt es unbemerkt zu lassen.

Voraussetzungen

Damit ein Mitarbeiter Angebote oder Rechnungen per KI anlegen lassen kann, müssen zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein:

• Sein KI-Zugang muss mit dem Schreibrecht ausgestattet sein (siehe unten).
• Der Mitarbeiter selbst muss im Verwaltungssystem auch die passende Berechtigung besitzen — für Angebote das Verwaltungsrecht „Angebote", für Rechnungen das Recht „Ausgangsrechnungen". Ein Zugang kann also nie mehr, als der Mitarbeiter ohnehin schon selbst im System darf.

Fehlt eine der beiden Voraussetzungen, lehnt das System den Versuch mit einer klaren Fehlermeldung ab — es wird nichts angelegt.

Wo Sie den Zugang einrichten

Öffnen Sie im Verwaltungssystem Adminbereich → Schnittstellen → MCP-Schnittstelle. Dort legen Sie für jeden Mitarbeiter, der einen KI-Zugang bekommen soll, einen eigenen Zugang an und aktivieren dabei das Schreibrecht.

Was die KI zusätzlich zum Anlegen kann

• Artikel nachschlagen: Die KI kann im Materialstamm nach einem Artikelnamen oder einer Artikelnummer suchen und bekommt Preis, Einheit und Steuersatz zurück, statt Werte zu raten.
• Betrag vorab berechnen: Vor dem eigentlichen Anlegen kann die KI Netto-, Steuer- und Bruttobetrag für eine Positionsliste berechnen lassen, ohne dass dabei schon etwas gespeichert wird. So kann sie dem Mitarbeiter die Zahlen zur Bestätigung zeigen.

Sicherheit und Grenzen

• Ein Angebot oder eine Rechnung kann sich immer nur auf Projekte und Kunden Ihres eigenen Betriebs beziehen. Ein Versuch mit einer falschen oder fremden Projekt-/ Kunden-Nummer wird abgelehnt.
• Es gibt eine Obergrenze für die Anzahl der Positionen je Anfrage sowie eine Prüfung der Gesamtsumme, damit keine unbeabsichtigt riesigen oder unplausibel hohen Belege entstehen.
• Wie bei allen anderen KI-Werkzeugen gilt ein stündliches Limit für die Anzahl der Aufrufe je Zugang.

Häufige Fragen

Kann die KI eine Rechnung direkt fertigstellen oder verschicken?
Nein. Angebote und Rechnungen entstehen ausschließlich als Entwurf. Rechnungsnummer, PDF und Versand lösen Sie weiterhin selbst im Verwaltungssystem aus.

Kann ich das Schreibrecht nachträglich wieder entziehen?
Ja. Widerrufen Sie den betroffenen Zugang unter „Adminbereich → Schnittstellen → MCP-Schnittstelle" — danach kann über diesen Zugang nichts mehr angelegt werden.

Sieht die KI auch Angebote und Rechnungen anderer Kunden?
Nein. Jeder Zugang ist an einen einzelnen Mitarbeiter gebunden und zeigt ausschließlich Daten Ihres eigenen Betriebs.

Was passiert, wenn die KI versehentlich zweimal denselben Beleg anlegt?
Erkennt das System innerhalb weniger Minuten einen sehr ähnlichen, bereits angelegten Entwurf für dasselbe Projekt, wird der neue Entwurf trotzdem angelegt — die Antwort an den Mitarbeiter enthält aber einen Hinweis auf den vermuteten Doppel-Eintrag, damit er das leicht prüfen kann.