Positionen aus einem anderen Angebot übernehmen

Ähnliche Aufträge brauchen oft dieselben Positionen. Statt sie neu einzugeben, übernehmen Sie einzelne Positionen oder ganze Abschnitte aus einem früheren Angebot direkt in das Angebot, das Sie gerade bearbeiten.

So übernehmen Sie Positionen

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem unter Angebote das Angebot, in das die Positionen sollen. Es muss noch ein Entwurf sein.
• Klicken Sie unter den Positionen rechts neben „Katalog" auf das Plus-Symbol.
• Wählen Sie im Menü „Aus anderem Angebot".

• Es öffnet sich das Fenster „Positionen übernehmen" mit dem Reiter „Angebote". Dort sehen Sie Ihre letzten Angebote mit Kunde, Datum, Status und Nettobetrag.
• Über das Suchfeld finden Sie ältere Angebote, zum Beispiel nach Angebotsnummer, Kunde oder Projekt.
• Klicken Sie auf das Angebot, aus dem Sie Positionen übernehmen möchten.

Positionen auswählen

Das System zeigt alle Positionen des gewählten Angebots. Zu Beginn sind alle Positionen angehakt.

• Einzelne Positionen weglassen: Entfernen Sie das Häkchen vor der Position.
• Ganze Abschnitte weglassen: Entfernen Sie das Häkchen vor einem Titel. Alle Positionen unter diesem Titel werden dann ebenfalls abgewählt.
• Alles oder nichts: Mit „alle auswählen" setzen oder entfernen Sie alle Häkchen auf einmal.
• Klicken Sie zum Schluss auf „… Positionen übernehmen". Die Zahl im Knopf zeigt, wie viele Positionen übernommen werden.

Die Positionen erscheinen am Ende Ihres Angebots, in derselben Reihenfolge und Gliederung wie im ursprünglichen Angebot. Über „anderes Angebot" gelangen Sie zurück zur Liste, falls Sie ein anderes Angebot wählen möchten.

Positionen im selben Angebot mehrfach kopieren

Sie können auch Positionen aus dem Angebot übernehmen, das Sie gerade bearbeiten, zum Beispiel um einen Abschnitt für ein weiteres Gebäude zu wiederholen.

• Öffnen Sie wie oben über das Plus-Symbol den Eintrag „Aus anderem Angebot".
• Im Reiter „Angebote" steht das aktuelle Angebot ganz oben, gekennzeichnet mit dem Zusatz „(dieses Angebot)". Klicken Sie darauf.
• Haken Sie die gewünschten Positionen an. Mit einem Häkchen vor einem Titel werden automatisch alle Positionen bis zum nächsten Titel mitgenommen.
• Klicken Sie auf „… Positionen übernehmen". Die Kopien erscheinen am Ende des Angebots.

Was wird übernommen?

• Bezeichnung, Langtext, Menge, Einheit und Einzelpreis
• Einkaufspreis, Aufschlag und Kalkulation
• Stückliste der Position
• Positionsbild und Datenblatt (als eigene Kopie)
• Titel, Textzeilen, Zwischensummen und optionale Positionen

Das ursprüngliche Angebot bleibt dabei unverändert.

Häufige Fragen

Kann ich auch aus versendeten oder angenommenen Angeboten übernehmen?
Ja. Als Quelle eignet sich jedes Angebot, egal welchen Status es hat. Nur das Angebot, in das Sie übernehmen, muss noch ein Entwurf sein.

Werden die Preise aktualisiert?
Nein. Die Positionen kommen mit genau den Preisen an, die im anderen Angebot stehen. Möchten Sie aktuelle Preise aus Ihren Stammdaten, nutzen Sie im Angebot oberhalb der Positionen den Knopf „Preise abgleichen" oder fügen die Positionen aus dem Material- bzw. Leistungskatalog ein.

Was passiert mit der Mehrwertsteuer?
Der Steuersatz richtet sich nach dem Angebot, in das Sie übernehmen. Ist dieses zum Beispiel als Kleinunternehmer- oder Reverse-Charge-Angebot angelegt, wird die Steuer passend dazu berechnet.

Was ist der Unterschied zu einer Angebotsvorlage?
Eine Vorlage legen Sie einmal bewusst an und nutzen sie immer wieder (siehe Angebotsvorlagen nutzen). Mit „Aus anderem Angebot" greifen Sie ohne Vorbereitung auf jedes bestehende Angebot zu und wählen nur die Positionen, die Sie brauchen. Beide Wege finden Sie im selben Fenster in den Reitern „Vorlagen" und „Angebote".

Geht das auch in Rechnungen und Auftragsbestätigungen?
Ja. Solange die Rechnung oder Auftragsbestätigung noch ein Entwurf ist, finden Sie den Menüpunkt dort ebenfalls.

Ich finde ein altes Angebot nicht in der Liste.
Die Liste zeigt die neuesten Angebote. Ältere Angebote finden Sie über das Suchfeld, zum Beispiel mit der Angebotsnummer oder dem Kundennamen.

Weitere Möglichkeiten, Positionen einzufügen, finden Sie im Artikel Positionen in ein Angebot einfügen.