Mitarbeiter-Funktion geändert: Warum zeigen alte Rapporte noch die alte Funktion?

Wenn Sie in den Stammdaten eines Mitarbeiters eine andere Funktion auswählen, gilt diese ab sofort für alle neuen Zeiteinträge. Bisherige Einträge und Rapporte behalten die Funktion, die bei der Erfassung galt. Das ist beabsichtigt, denn an der Funktion hängt der Stundensatz. Eine nachträgliche Umstellung würde die Beträge bereits erfasster Stunden verändern.

Nur die Bezeichnung ändern: Funktion umbenennen

Möchten Sie lediglich den Namen einer Funktion ändern (zum Beispiel „Polier" soll künftig „Vorarbeiter" heißen), weisen Sie den Mitarbeitern keine andere Funktion zu. Benennen Sie stattdessen die Funktion selbst um. Die neue Bezeichnung erscheint dann auch in bisherigen Zeiteinträgen und Rapporten.

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich Admin > Mitarbeiter-Funktionen & Stundensätze.
• Ändern Sie in der Spalte Name die Bezeichnung der Funktion.
• Speichern Sie die Änderung.

Hinweis: Die Umbenennung gilt für alle Mitarbeiter, denen diese Funktion zugeordnet ist.

Einem Mitarbeiter eine andere Funktion zuweisen

Soll ein Mitarbeiter tatsächlich in eine andere Funktion wechseln, zum Beispiel nach einer Beförderung, gehen Sie so vor:

• Öffnen Sie Mitarbeiter und wählen Sie den Mitarbeiter aus.
• Wählen Sie in den Stammdaten im Feld Funktion die neue Funktion aus und speichern Sie.

Ab dem Speichern erhalten neue Zeiteinträge die neue Funktion und deren Stundensatz. Bisherige Einträge bleiben unverändert, auch bereits verrechnete.

Bisherige Einträge auf eine andere Funktion umstellen

Eine rückwirkende Umstellung bisheriger Zeiteinträge ist im Verwaltungssystem nicht vorgesehen, weil sich dadurch Stundensätze und Beträge ändern. Wenn Sie dies benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Bitte nennen Sie uns:

• den betroffenen Mitarbeiter,
• die bisherige und die neue Funktion,
• ob auch bereits verrechnete Einträge umgestellt werden sollen.

Wir stellen Ihnen vorab zusammen, wie viele Einträge betroffen sind und wie sich der Stundensatz ändert.

Häufige Fragen

Warum steht im Rapport noch die alte Funktion?

Weil der Rapport die Funktion zeigt, die zum Zeitpunkt der Erfassung galt. Änderungen in den Stammdaten wirken nur auf neue Einträge.

Ändert sich die Funktion in alten Einträgen, wenn ich sie umbenenne?

Ja. Der Name wird aus der Funktion selbst angezeigt, deshalb erscheint die neue Bezeichnung auch in bisherigen Einträgen.

Wird beim Umbenennen der Stundensatz geändert?

Nein. Beim Umbenennen ändert sich nur der Name. Den Stundensatz ändern Sie bei Bedarf gesondert in derselben Liste.