BAUDAT-Schnittstelle - Stunden an die Lohnverrechnung übergeben

Mit der BAUDAT-Schnittstelle übergeben Sie die erfassten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter als Textdatei an die österreichische Baulohn-Software BAUDAT. Das System erstellt die Datei aus der Monatsauswertung, Sie spielen sie anschließend in BAUDAT ein. So müssen Sie die Stunden nicht ein zweites Mal erfassen.

Voraussetzungen

• Bei jedem Mitarbeiter ist im Feld "Personal-Nummer" die Personalnummer aus BAUDAT eingetragen (höchstens 15 Zeichen).
• Jedes Projekt, auf das Zeiten gebucht werden, hat eine "Projekt-Nummer" (höchstens 15 Zeichen). Über diese Nummer ordnet BAUDAT die Stunden der Baustelle zu. Gibt es die Baustelle in BAUDAT noch nicht, legt BAUDAT sie beim Einspielen an.

Schritt 1: Schnittstelle freischalten

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem oben das Menü "Admin".
• Klicken Sie im Bereich "Schnittstellen" auf "Schnittstellen aktivieren/deaktivieren".
• Setzen Sie den Haken bei "BAUDAT". Die Einstellung wird sofort gespeichert.

Schritt 2: Stundenarten prüfen

Jede Zeile der Datei trägt ein Kürzel für die Stundenart. Ohne weitere Einstellung verwendet das System die Kürzel von BAUDAT:

• L für Arbeitsstunden
• FA für Fahrzeit
• U für Urlaub
• F für Feiertage
• SW für Schlechtwetter

Für alle weiteren Abwesenheiten, zum Beispiel Krankheit oder Schule, legen Sie das Kürzel selbst fest. Öffnen Sie dazu "Admin" → "Lohnarten-Zuordnung" und tragen Sie das BAUDAT-Kürzel in der Spalte "Lohnart-Nummer Fremdsystem" ein (höchstens 8 Zeichen). Hier können Sie auch die Standard-Kürzel überschreiben.

Soll eine Art gar nicht an BAUDAT übergeben werden, tragen Sie ein "-" ein.

Schritt 3: Datei erstellen

• Öffnen Sie "Zeiterfassung" → "Monatsauswertung" und wählen Sie den Monat. Bei Bedarf schränken Sie über den Filter die Mitarbeiter oder Abteilungen ein.
• Klicken Sie auf "Exporte" und im Bereich "Lohnexporte" auf "BAUDAT".
• Die Datei StundenBD-JJJJ-MM.txt wird heruntergeladen. Diese Datei spielen Sie in BAUDAT über den Stundenimport ein.

Die Datei enthält je Mitarbeiter, Tag, Projekt und Stundenart eine Zeile mit der Stundensumme. Berücksichtigt die Monatsauswertung nur geprüfte Zeiten, gilt das auch für die Datei.

Wenn keine Datei erstellt wird

Fehlt eine Angabe, erstellt das System keine unvollständige Datei. Stattdessen erscheint oben rechts eine Meldung, die alle betroffenen Einträge auf einmal nennt:

• Personal-Nummer fehlt: Tragen Sie bei den genannten Mitarbeitern die Personalnummer aus BAUDAT ein.
• Projekt-Nummer fehlt: Tragen Sie bei den genannten Projekten eine Projekt-Nummer ein.
• Kein BAUDAT-Kürzel hinterlegt: Tragen Sie für die genannte Abwesenheitsart in der Lohnarten-Zuordnung ein Kürzel oder ein "-" ein.

Danach erstellen Sie die Datei erneut.

Häufige Fragen

Kann ich mehr als einen Monat auf einmal übergeben?
Ja. Wählen Sie in der Monatsauswertung einen eigenen Zeitraum. Ein Zeitraum darf höchstens 12 Monate umfassen.

Welche Mitarbeiter stehen in der Datei?
Alle Mitarbeiter, die Sie in der Monatsauswertung sehen und die im gewählten Zeitraum Zeiten haben. Ist Ihr Zugriff auf eine Abteilung oder einen Arbeitsbereich beschränkt, enthält die Datei nur diese Mitarbeiter.

Warum steht bei Urlaub und Feiertagen kein Projekt?
Abwesenheiten gehören zu keinem Projekt. Diese Zeilen tragen deshalb die Baustellennummer 0.

Werden Beginn- und Endzeiten übergeben?
Nein. BAUDAT benötigt für den Import nur die Stundensumme je Tag, die Uhrzeiten stehen in der Datei auf 00:00.

Was passiert mit langen Projektnamen?
Das Dateiformat von BAUDAT erlaubt höchstens 45 Zeichen. Längere Projektnamen werden gekürzt, die Zuordnung erfolgt ohnehin über die Projekt-Nummer.