Wie können Mitarbeiter entfernt werden?

Ein Mitarbeiter, der den Betrieb verlässt, wird im Verwaltungssystem archiviert. Seine Daten bleiben dabei erhalten. Endgültiges Löschen ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll.

Austrittsdatum eintragen

Tragen Sie vor dem Archivieren im Reiter "Stammdaten" das "Austritts-Datum" ein. Optional können Sie beim Eintritt das "Eintritts-Datum" hinterlegen. Der Mitarbeiter wird dann nur für den Zeitraum zwischen Eintritt und Austritt in Auswertungen und Planung berücksichtigt.

Mitarbeiter archivieren

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem unter "Mitarbeiter" den betreffenden Mitarbeiter.
• Klicken Sie im Reiter "Stammdaten" oben rechts auf "Mitarbeiter archivieren".
• Bestätigen Sie die Rückfrage "Mitarbeiter wirklich archivieren?" mit "Ja, Mitarbeiter archivieren".

Der Mitarbeiter erscheint danach nicht mehr in der aktiven Übersicht und kann sich nicht mehr in der App anmelden. Seine Daten, auch die Zeiterfassung, bleiben gespeichert.

In der Rückfrage können zusätzliche Hinweise erscheinen:

• Kein Austrittsdatum angegeben: Ohne Austrittsdatum wird der Mitarbeiter weiterhin in den Auswertungen angezeigt.
• Noch bei ... Termin(en) eingeplant: Diese Termine verschwinden nach dem Archivieren aus der Planung. Über "Termine übertragen auf" können Sie sie einem anderen Mitarbeiter zuweisen.
• Noch geplante Urlaube/Abwesenheiten: Mit dem Haken bei "Diese Abwesenheiten löschen" werden sie entfernt. Ohne Haken bleiben sie im System stehen.

Mitarbeiter aus dem Archiv zurückholen

Ein archivierter Mitarbeiter lässt sich jederzeit zurückholen: Öffnen Sie ihn über den Button "Archiv" in der Mitarbeiter-Übersicht und klicken Sie im Reiter "Stammdaten" auf "Mitarbeiter aus Archiv holen". Sobald ein Mitarbeiter wieder aktiv ist, wird er für den laufenden Monat berechnet, auch wenn Sie ihn kurz danach erneut archivieren.

Mitarbeiter löschen

• Mitarbeiter ohne Zeiteinträge (z. B. versehentlich angelegt) können Sie direkt über "Mitarbeiter löschen" entfernen. Sie landen im Papierkorb.
• Mitarbeiter mit Zeiteinträgen müssen zuerst archiviert werden. Im Archiv steht dann "Alle Daten des Mitarbeiters inkl. Zeiteinträge endgültig löschen" zur Verfügung. Dabei werden alle Daten, auch die Zeiterfassung, unwiderruflich gelöscht. Wir empfehlen, Mitarbeiter nur zu archivieren.

Häufige Fragen

Werden archivierte Mitarbeiter berechnet?
Archivierte und gelöschte Mitarbeiter werden nicht berechnet.

Den letzten Mitarbeiter mit der Markierung "Admin/Führungskraft" können Sie nicht archivieren. Legen Sie vorher einen weiteren Administrator fest.