Eigene Dateinamen für Arbeitsnachweis-PDFs festlegen

Beim Export eines Arbeitsnachweises vergibt das System automatisch einen Dateinamen. Sie können diesen Namen frei festlegen und mit Platzhaltern arbeiten, sodass z.B. Kundenname, Projektnummer oder Datum automatisch im Dateinamen erscheinen. Das erleichtert das Ablegen und Wiederfinden der PDFs.

Wo finde ich die Einstellung?

Öffnen Sie im Verwaltungssystem die Einstellungen und wechseln Sie auf den Reiter "PDF-Exporte". Dort finden Sie das Feld "PDF-Dateinamen von Arbeitsnachweisen". Tragen Sie hier Ihr gewünschtes Namensschema ein.

Verfügbare Variablen

Sie können festen Text mit den folgenden Platzhaltern kombinieren. Jeder Platzhalter wird beim Export durch den passenden Wert ersetzt:

{{ID}} – die laufende Nummer des Arbeitsnachweises
{{DATUM}} – das Erstelldatum (Format: Jahr-Monat-Tag)
{{UHRZEIT}} – die Erstellzeit
{{KUNDEN-NAME}} – der Name des Kunden
{{KUNDEN-NUMMER}} – die Kundennummer
{{KUNDEN-MAIL}} – die E-Mail-Adresse des Kunden
{{PROJEKT-NAME}} – der Name des Projekts
{{PROJEKT-NUMMER}} – die Projektnummer
{{PROJEKT-STATUS}} – der Status des Projekts

Beispiele

{{DATUM}}-{{KUNDEN-NAME}} ergibt z.B. 2026-06-15-Mustermann GmbH.pdf
Arbeitsnachweis-{{PROJEKT-NUMMER}}-{{DATUM}} ergibt z.B. Arbeitsnachweis-2024-088-2026-06-15.pdf
{{KUNDEN-NUMMER}}_{{ID}} ergibt z.B. 10042_1573.pdf

Festen Text (z.B. das Wort „Arbeitsnachweis") und Trennzeichen wie Bindestrich oder Unterstrich können Sie beliebig mit den Platzhaltern mischen.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich das Feld leer lasse?
Dann vergibt das System automatisch einen Standardnamen aus Erstelldatum und laufender Nummer.

Muss ich die Endung „.pdf" angeben?
Nein. Die Endung wird automatisch ergänzt, falls sie fehlt.

Spielt Groß- und Kleinschreibung der Platzhalter eine Rolle?
Nein. Die Platzhalter werden unabhängig von der Schreibweise erkannt.

Gilt das Namensschema auch für den Excel-Export?
Beim Excel-Export des Arbeitsnachweises werden nur die Platzhalter {{ID}} und {{DATUM}} ersetzt. Die übrigen Platzhalter stehen nur für den PDF-Export zur Verfügung.