Bankabgleich mit CAMT-Datei – Zahlungen automatisch zuordnen

Mit dem Bankabgleich übernehmen Sie die Zahlungseingänge aus Ihrem E-Banking direkt ins System. Sie laden eine CAMT-Datei Ihrer Bank hoch, und das System ordnet die eingegangenen Zahlungen automatisch den offenen Rechnungen zu. Das manuelle Abhaken bezahlter Rechnungen entfällt.

Was ist eine CAMT-Datei?

Eine CAMT-Datei ist der standardisierte Kontoauszug im XML-Format (Formate camt.053 und camt.054), den Sie in Ihrem E-Banking exportieren können. Sie enthält alle Zahlungseingänge eines Zeitraums inklusive der Referenznummern. Über diese Referenz erkennt das System, zu welcher Rechnung eine Zahlung gehört.

Wo finde ich den Bankabgleich?

Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich "Ausgangsrechnungen". Oben rechts finden Sie neben den weiteren Aktionen den Button "Bankabgleich".

Schritt für Schritt

• Datei exportieren: Laden Sie in Ihrem E-Banking den Kontoauszug als CAMT-Datei (camt.053 oder camt.054) herunter.
• Datei hochladen: Klicken Sie auf "Bankabgleich", wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf "Datei prüfen".
• Zuordnung prüfen: Das System zeigt eine Vorschau aller Zahlungseingänge mit der jeweils zugeordneten Rechnung an.
• Verbuchen: Setzen oder entfernen Sie die Haken bei den gewünschten Zahlungen und klicken Sie auf "ausgewählte Zahlungen verbuchen".

Die Status in der Vorschau

Jeder Zahlungseingang erhält in der Vorschau einen Status, damit Sie auf einen Blick sehen, was passiert:

• Zugeordnet: Die Zahlung passt eindeutig zu einer offenen Rechnung und der Betrag stimmt. Diese Zeilen sind zum Verbuchen vorausgewählt.
• Betrag weicht ab: Die Zahlung wurde einer Rechnung zugeordnet, der Betrag entspricht aber nicht genau dem offenen Betrag (Teil- oder Überzahlung). Diese Zeilen sind gelb markiert – bitte vor dem Verbuchen prüfen.
• Bereits importiert: Diese Bankbuchung wurde schon einmal verbucht. Sie kann nicht erneut ausgewählt werden, damit nichts doppelt erfasst wird.
• Keine Rechnung gefunden: Zu dieser Zahlung gibt es keine passende offene Rechnung. Sie wird nicht verbucht.

Was beim Verbuchen passiert

Sobald Sie verbuchen, wird die Zahlung bei der Rechnung erfasst und der Rechnungsstatus automatisch aktualisiert:

• Deckt die Zahlung den offenen Betrag, wird die Rechnung als bezahlt markiert.
• Deckt sie ihn nur teilweise, wird die Rechnung als teilbezahlt geführt und der Restbetrag bleibt offen.
• Liegt der eingegangene Betrag über dem offenen Betrag, wird nur der offene Betrag verbucht (keine Überzahlung).

Häufige Fragen

Welche Dateiformate werden unterstützt?
CAMT-Dateien im XML-Format (camt.053 als Kontoauszug und camt.054 als Gutschriftsanzeige). Diese Formate stellt praktisch jede Bank im E-Banking zur Verfügung.

Wie erkennt das System die richtige Rechnung?
In erster Linie über die Referenznummer (QR-Referenz), die auch auf Ihrer Rechnung aufgedruckt ist. Findet sich keine Referenz, versucht das System, die Rechnungsnummer im Verwendungszweck zu erkennen, sofern der Betrag exakt passt.

Kann ich dieselbe Datei versehentlich doppelt verbuchen?
Nein. Bereits verbuchte Bankbuchungen werden erkannt und in der Vorschau als "bereits importiert" angezeigt. Sie lassen sich nicht erneut auswählen.

Was passiert mit Zahlungen, die keiner Rechnung zugeordnet werden konnten?
Diese erscheinen mit dem Status "Keine Rechnung gefunden" und werden nicht verbucht. Sie können die betreffende Rechnung anschließend manuell bearbeiten.

Muss ich alle vorgeschlagenen Zahlungen verbuchen?
Nein. Über die Haken in der ersten Spalte wählen Sie selbst aus, welche Zahlungen verbucht werden. Mit dem Haken in der Kopfzeile wählen Sie alle auf einmal aus oder ab.