Rechnungsvorlagen - wiederkehrende Rechnungen schneller erstellen

Mit Rechnungsvorlagen speichern Sie eine bestehende Rechnung als Schablone und erstellen daraus jederzeit mit wenigen Klicks eine neue Rechnung. Das spart Tipparbeit bei regelmäßig gleichen Rechnungen - zum Beispiel für Wartungsverträge, Abonnements oder wiederkehrende Pauschalen.

Was ist eine Rechnungsvorlage?

Eine Vorlage ist eine gespeicherte Rechnung ohne Bezug zu einem bestimmten Projekt. Sie enthält alle Positionen, Texte und Konditionen, ist aber selbst keine echte Rechnung: Sie erscheint in keiner Rechnungsliste und keiner Auswertung, hat keine Rechnungsnummer und kann nicht abgeschlossen oder versendet werden. Sie dient ausschließlich als Vorlage für neue Rechnungen.

Eine Rechnung als Vorlage speichern

• Öffnen Sie eine bestehende Rechnung (das funktioniert mit Entwürfen ebenso wie mit bereits abgeschlossenen oder bezahlten Rechnungen).
• Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü und dann auf "Als Vorlage speichern".
• Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel "Wartungsvertrag Heizung jährlich", und bestätigen Sie mit "speichern".

Anschließend gelangen Sie direkt zur Übersicht Ihrer Rechnungsvorlagen.

Vorlagen-Übersicht öffnen

Die Übersicht aller Vorlagen finden Sie im Verwaltungssystem unter "Rechnungen" in der Rechnungsübersicht über den Button "Vorlagen" oben (direkt neben "Rechnung erstellen").

In der Übersicht sehen Sie pro Vorlage den Namen, die Anzahl der Positionen, den Betrag und das Erstelldatum.

Aus einer Vorlage eine Rechnung erstellen

• Klicken Sie in der Vorlagen-Übersicht bei der gewünschten Vorlage auf "verwenden".
• Wählen Sie das Projekt aus, für das die Rechnung erstellt werden soll, und bestätigen Sie mit "Rechnung erstellen".
• Es wird sofort ein Rechnungs-Entwurf mit allen Positionen der Vorlage angelegt. Diesen können Sie wie gewohnt anpassen und anschließend abschließen.

Vorlagen bearbeiten und löschen

Eine Vorlage können Sie jederzeit ändern: Klicken Sie in der Übersicht auf das Bearbeiten-Symbol (oder direkt auf die Zeile). Die Vorlage öffnet sich im gewohnten Rechnungs-Editor, in dem Sie Positionen, Mengen, Preise und Texte anpassen können. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Zum Entfernen einer Vorlage klicken Sie in der Übersicht auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen die Sicherheitsabfrage.

Häufige Fragen

Werden Rechnungsvorlagen in meiner Rechnungsliste oder in den Auswertungen mitgezählt?
Nein. Vorlagen erscheinen bewusst in keiner Rechnungsliste, in keiner Statistik und in keiner Umsatzauswertung. Sie zählen nicht als echte Rechnung.

Kann ich eine Vorlage direkt an einen Kunden versenden oder als PDF ausgeben?
Nein. Eine Vorlage ist nur eine Schablone. Erstellen Sie zuerst über "verwenden" eine echte Rechnung aus der Vorlage - diese können Sie dann abschließen, als PDF ausgeben und versenden.

Was passiert, wenn ich eine Vorlage später ändere?
Änderungen an einer Vorlage wirken sich nur auf künftig daraus erstellte Rechnungen aus. Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert.

Kann ich beliebig viele Rechnungen aus derselben Vorlage erstellen?
Ja. Eine Vorlage lässt sich beliebig oft wiederverwenden - für jedes Mal wählen Sie einfach das passende Projekt aus.

Worin unterscheiden sich Rechnungsvorlagen von Angebotsvorlagen?
Das Prinzip ist gleich, der Bereich unterschiedlich: Angebotsvorlagen gelten für Angebote, Rechnungsvorlagen für Rechnungen. Beide funktionieren unabhängig voneinander.