Bereits geleistete Stunden nachtragen – Stunden-Übertrag für die Nachkalkulation

Wenn ein Projekt schon vor der Nutzung des Systems begonnen hat, fehlen die bis dahin geleisteten Stunden in der Nachkalkulation. Über die Funktion „Eigene Stunden nachtragen" können Sie diese Stunden als Sammelpaket eintragen, damit der Plan-/Ist-Vergleich und der Umsatz im Projekt vollständig sind.

Wann ist das sinnvoll?

Diese Funktion ist vor allem beim Wechsel ins System gedacht: Projekte laufen bereits seit Wochen oder Monaten, und die bisher gearbeiteten Stunden sollen nicht einzeln Tag für Tag erfasst, sondern als ein Übertrag zusammengefasst werden. So stimmt die Nachkalkulation ohne aufwendige Nacherfassung.

Wo finde ich die Funktion?

• Öffnen Sie das gewünschte Projekt.
• Wechseln Sie auf den Reiter „Stundenliste".
• Klicken Sie auf den Button „Eigene Stunden nachtragen".

Stunden eintragen – Schritt für Schritt

• Art: Steht bereits auf „Eigene Stunden (z.B. Übertrag aus altem System)". Über dasselbe Fenster lassen sich alternativ auch Subunternehmer-Stunden erfassen.
• Von / Bis: Der Zeitraum, in dem die Stunden geleistet wurden. Für einen reinen Übertrag können Sie auch einen vergangenen Zeitraum wählen.
• Stunden / Minuten: Die gesamte Stundenzahl, die nachgetragen werden soll.
• Stundensatz (VK): Der Verkaufs-Stundensatz, mit dem der Umsatz dieser Stunden berechnet wird.
• Stunden in die Nachkalkulation einrechnen: Ist bei eigenen Stunden bereits aktiviert. So zählen die Stunden im Reiter „Kalkulation/Stundenstand" als geleistete Ist-Stunden und der Stundensatz als Umsatz.
• Beschreibung: Optionaler Kommentar, z.B. „Übertrag aus altem System".

Nach dem Klick auf „speichern" erscheint der Eintrag in der Stundenliste mit der Kennzeichnung „Eigene Stunden".

Wie wirkt sich das auf die Nachkalkulation aus?

Im Reiter „Kalkulation/Stundenstand" werden die nachgetragenen Stunden zu den geleisteten Ist-Stunden hinzugezählt (ausgewiesen als „davon Subunternehmer / Eigenleistung"). Der hinterlegte Stundensatz fließt als Umsatz in die Auswertung ein. So entsteht ein vollständiger Plan-/Ist-Vergleich, auch für Projekte, die bereits vor der Systemnutzung liefen.

Häufige Fragen

Werden eigene Stunden auch in einer Rechnung berücksichtigt?
Nein. Nachgetragene eigene Stunden sind ein reiner Übertrag für die Nachkalkulation und werden nicht zur Rechnungsstellung angeboten, damit nichts doppelt abgerechnet wird.

Brauche ich pro Mitarbeiter einen eigenen Eintrag?
Nein. Sie können die Stunden als ein zusammengefasstes Paket eintragen. Bei Bedarf lassen sich aber auch mehrere Einträge anlegen.

Kann ich den Stundensatz später ändern?
Ja. Über den vorhandenen Eintrag in der Stundenliste lassen sich Zeitraum, Stundenzahl und Stundensatz jederzeit anpassen oder der Eintrag wieder löschen.

Worin liegt der Unterschied zu „Zeiteintrag hinzufügen"?
Ein normaler Zeiteintrag erfasst die Arbeitszeit eines konkreten Mitarbeiters. Der Stunden-Übertrag fasst dagegen bereits geleistete Stunden als Sammelpaket zusammen – ideal, wenn keine tagesgenaue Nacherfassung gewünscht ist.