Mängel zuweisen - Verantwortliche, Subunternehmer und Frist

Ein Mangel bleibt so lange liegen, wie sich niemand zuständig fühlt. Mit der Zuweisung legen Sie fest, wer den Mangel beheben soll, bis wann das geschehen muss und wer darüber informiert wird. Dieser Artikel zeigt die drei Zuweisungs-Varianten und was das System dabei automatisch verschickt.

Wo Sie die Zuweisung finden

Öffnen Sie einen Mangel in der Mängelübersicht und klicken Sie auf "bearbeiten". Im Formular finden Sie zwei Auswahlfelder direkt untereinander:

• Subunternehmer / Firma - die Partnerfirma, die den Mangel beheben soll
• Verantwortlicher Mitarbeiter - die zuständige Person

Darunter steht das Feld Frist für das Datum, bis zu dem der Mangel behoben sein soll.

Die drei Varianten der Zuständigkeit

1. Eigener Mitarbeiter

Lassen Sie "Subunternehmer / Firma" auf "– keiner –" und wählen Sie unter "Verantwortlicher Mitarbeiter" eine Person aus Ihrem Betrieb. Der Mangel erscheint danach in dessen Aufgabenbereich, auch in der App.

2. Subunternehmer als Firma

Wählen Sie unter "Subunternehmer / Firma" die zuständige Partnerfirma und lassen Sie den Mitarbeiter leer. Zuständig ist damit die Firma als Ganzes - das ist der übliche Fall, wenn Sie keinen festen Ansprechpartner benennen möchten.

3. Mitarbeiter eines Subunternehmers

Wählen Sie zuerst die Partnerfirma. Die Mitarbeiter-Auswahl heißt danach "Verantwortlicher Mitarbeiter (Subunternehmer)" und enthält nur noch die Mitarbeiter dieser Firma. So benennen Sie eine konkrete Person beim Subunternehmer.

Wechseln Sie die Partnerfirma nachträglich, wird die vorher gewählte Person zurückgesetzt - sie gehört ja zu einer anderen Firma. Steht der Hinweis "Für diesen Subunternehmer sind keine Mitarbeiter hinterlegt", hat die Firma noch keine Mitarbeiter im System; dann bleibt Variante 2.

Welche Benachrichtigungen automatisch herausgehen

Sobald ein neuer verantwortlicher Mitarbeiter eingetragen wird, verschickt das System eine E-Mail mit dem Betreff "Neuer Mangel zugewiesen" samt Titel, Projekt, Priorität und Frist. Zwei Fälle sind bewusst ausgenommen:

• Sie weisen sich den Mangel selbst zu - dann bekommen Sie keine Mail.
• Der Verantwortliche bleibt derselbe - eine erneute Speicherung löst keine zweite Mail aus.

Weisen Sie über die Sammelaktion mehrere Mängel gleichzeitig zu, erhält die Person eine Mail über alle zugewiesenen Mängel statt vieler einzelner.

Zuweisen ist nicht dasselbe wie freigeben

Ein einem Subunternehmer zugewiesener Mangel ist für diesen zunächst nicht sichtbar. Die Freigabe ist ein bewusster zweiter Schritt über den Schalter "Subunternehmer" in der Detailansicht des Mangels. Erst danach sieht die Partnerfirma den Mangel; ihre Mitarbeiter erhalten dann auch eine Push-Nachricht auf das Smartphone.

Damit Mitarbeiter einer Partnerfirma den Bereich "Mängel" in der App überhaupt sehen, muss zusätzlich in der Partnerfirma das Häkchen "Mängel in der App bearbeiten" gesetzt sein. Optional erlaubt das Häkchen "darf selbst Mängel erfassen", dass die Firma auch eigene Mängel meldet. Beides finden Sie in der Maske der jeweiligen Partnerfirma.

Mehrere Mängel gleichzeitig zuweisen

Nach einer Begehung fallen selten einzelne Mängel an. Markieren Sie in der Übersicht mehrere Mängel über die Kästchen links. In der erscheinenden Leiste wählen Sie:

• links "Mitarbeiter" oder "Subunternehmer"
• daneben die konkrete Person beziehungsweise Firma
• dann "zuweisen"

In derselben Leiste setzen Sie mit "Frist setzen" für die ganze Auswahl dasselbe Datum.

Häufige Fragen

Kann ich einen Mangel gleichzeitig einem eigenen Mitarbeiter und einem Subunternehmer zuweisen?
Nein. Sobald eine Partnerfirma gewählt ist, stehen als Verantwortliche nur noch deren Mitarbeiter zur Verfügung. Ein Mangel hat immer genau eine Zuständigkeit.

Der zuständige Mitarbeiter hat keine E-Mail bekommen. Warum?
Häufigster Grund: Beim Mitarbeiter ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt. Ebenfalls möglich: Sie haben sich den Mangel selbst zugewiesen, oder der Verantwortliche war bereits vorher eingetragen.

Muss ich eine Frist setzen?
Nein, die Frist ist optional. Ohne Frist entfallen allerdings die automatische Erinnerung und die rote Überfällig-Markierung in der Übersicht.

Der Subunternehmer sieht den Mangel nicht, obwohl er zugewiesen ist.
Dann fehlt die Freigabe über den Schalter "Subunternehmer" in der Detailansicht oder das Häkchen "Mängel in der App bearbeiten" bei der Partnerfirma.