Material aus Eingangsrechnungen übernehmen

Positionen einer Eingangsrechnung können direkt in den Materialstamm übernommen werden. Das System legt dabei neue Materialien an oder verknüpft die Position mit einem bereits vorhandenen Material. Zusätzlich kann pro Position ein Eintrag im Materialverbrauch des jeweiligen Projekts entstehen. Die Beträge aus der Lieferantenrechnung müssen dadurch nicht mehr von Hand in den Materialstamm getippt werden.

Wo finde ich die Funktion?

Die Übernahme sitzt nicht in der Rechnungsübersicht, sondern im Aufteilungs-Bereich einer einzelnen Rechnung. Dieser Bereich ist zunächst zugeklappt — das ist der häufigste Grund, warum die Buttons nicht gefunden werden.

• Im Menü Rechnungen den Punkt Eingangsrechnungen öffnen
• Die gewünschte Rechnung anklicken
• Unter den Rechnungsdaten auf den Button Auf mehrere Projekte aufteilen klicken
• Es öffnet sich der Bereich Aufteilung auf mehrere Projekte mit der Positionstabelle

Hat das System die Positionen der Rechnung automatisch erkannt, steht an derselben Stelle stattdessen ein Hinweis mit der Anzahl der erkannten Positionen und einem Button zum Übernehmen. Die Positionen sind danach bereits mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Nettobetrag gefüllt.

Voraussetzungen

• Das Modul Eingangsrechnungen muss für den Betrieb aktiv sein
• Der Mitarbeiter benötigt das Recht für Eingangsrechnungen

Fehlt eines von beidem, erscheint der Menüpunkt gar nicht — und damit auch keiner der beschriebenen Buttons.

Alle Positionen auf einmal übernehmen

Unter der Positionstabelle steht der Button Positionen ins Material übernehmen. Nach einer Rückfrage prüft das System jede Position, die noch nicht verknüpft ist:

• Material bereits im Stamm: die Position wird mit dem vorhandenen Material verknüpft
• Material noch nicht vorhanden: es wird neu angelegt, mit dem Lieferanten der Rechnung

Die Zuordnung der Positionen zu den Projekten bleibt dabei unverändert.

Einzelne Position übernehmen

Jede Zeile zeigt unter der Beschreibung ihren Material-Status. Daraus ergibt sich, welche Schaltfläche erscheint:

• Noch nicht im Stamm (rot): Button als Material speichern — öffnet das Fenster Material aus Eingangsrechnung übernehmen mit Name, Einkaufspreis, Einheit, Lieferant und Kategorie. Name, Einkaufspreis und Lieferant sind vorbelegt; gespeichert wird über als neues Material speichern.
• Bereits im Stamm (gelb): Vorschlag eines passenden Materials mit den Buttons 1:1 übernehmen und anpassen
• Material: … (grün): die Position ist verknüpft. Über das Stift-Symbol lässt sich das Material wechseln.

Materialverbrauch im Projekt anlegen

Unter der Tabelle sitzt die Checkbox Aus Positionen Materialverbrauch anlegen. Ist sie aktiv, entsteht für jede Position ein Eintrag im Materialverbrauch des Projekts, das in der Zeile ausgewählt ist.

• Sind Menge und Einzelpreis erfasst, werden beide Werte übernommen
• Fehlt einer der beiden Werte, entsteht ein Eintrag mit Menge 1 und dem Nettobetrag der Position
• Änderungen an Menge, Einheit oder Verkaufspreis im Projekt bleiben bei späteren Speicherungen erhalten
• Positionen ohne Projekt erzeugen keinen Materialverbrauch

Wird die Checkbox wieder deaktiviert, entfernt das System die automatisch erzeugten Einträge.

Häufige Fragen

Ich sehe die Buttons nicht — woran liegt das?
In den meisten Fällen ist der Aufteilungs-Bereich noch zugeklappt. Zuerst Auf mehrere Projekte aufteilen anklicken. Fehlt bereits der Menüpunkt Eingangsrechnungen, sind Modul oder Recht nicht freigegeben.

Muss ich die Rechnung wirklich auf mehrere Projekte aufteilen?
Nein. Der Bereich kann auch mit einer einzigen Zeile genutzt werden, die den gesamten Nettobetrag einem Projekt zuordnet.

Werden dadurch doppelte Materialien angelegt?
Das System sucht vor dem Anlegen nach einem passenden Material und schlägt es zur Verknüpfung vor. Bei Rechnungen mit sehr vielen Zeilen wird diese Suche ab der 31. Position übersprungen; solche Positionen können einzeln verknüpft werden.

Ich habe einen automatisch erzeugten Materialverbrauch gelöscht, er ist wieder da.
Automatische Einträge werden beim nächsten Speichern der Rechnung neu erzeugt. Dauerhaft verhindern lässt sich das nur über die Checkbox Aus Positionen Materialverbrauch anlegen.

Gilt das auch für Gutschriften?
Der automatische Materialverbrauch steht bei Gutschriften nicht zur Verfügung. Die Übernahme ins Material ist davon nicht betroffen.