Eingangsrechnung: Rechnung als Materialverbrauch verbuchen – ein oder aus?

In jeder Eingangsrechnung gibt es den Schalter Rechnung als Materialverbrauch im Projekt verbuchen. Er entscheidet, ob aus den Beträgen der Rechnung Einträge im Materialverbrauch des Projekts entstehen oder ob die Rechnung nur als Kostenbeleg am Projekt hängt. Dieser Artikel hilft bei der Entscheidung.

Wo finde ich den Schalter?

• Im Menü Rechnungen den Punkt Eingangsrechnungen öffnen
• Die gewünschte Rechnung anklicken
• Ganz nach unten scrollen: Der Schalter Rechnung als Materialverbrauch im Projekt verbuchen steht unter dem Hinweis Möchten Sie diese Rechnung auf mehrere Projekte aufteilen?. Ist die Rechnung bereits aufgeteilt, steht er unter der Aufteilungstabelle.

Einen Speichern-Button gibt es nicht: Das Umschalten wird automatisch gespeichert. Bei Gutschriften wird der Schalter nicht angezeigt, dort entsteht kein Materialverbrauch.

Was passiert, wenn der Schalter eingeschaltet ist?

Im Projekt entsteht automatisch ein Eintrag im Materialverbrauch. Sie finden ihn im Projekt unter dem Reiter Materialverbrauch.

• Anzahl der Einträge: Bei einer aufgeteilten Rechnung gibt es einen Eintrag je Projekt-Zeile der Aufteilung. Ohne Aufteilung gibt es einen Eintrag für das zugeordnete Projekt. Es entsteht nicht ein Eintrag je Position, die das System beim Einlesen des Rechnungsbelegs erkannt hat.
• Bezeichnung und Menge: Der Eintrag heißt Rechnung [Rechnungsnummer] Pos. [Nummer], sofern in der Zeile keine Bezeichnung steht. Sind Menge und Einzelpreis erfasst, werden beide übernommen. Sonst entsteht ein Eintrag mit 1 Stück und dem Nettobetrag der Zeile.
• Verkaufspreis: Er wird aus dem Einkaufspreis und einem Aufschlag berechnet. Vorrang hat der Aufschlag, der beim Lieferanten hinterlegt ist. Sonst gilt der Standard-Aufschlag Ihres Betriebs, den Sie beim Erstellen einer Rechnung im Reiter Eingangsrechnungen über das Zahnrad einstellen (Feld Standard-Aufschlag auf Lieferantenrechnungen (%)). Ist nirgends ein Aufschlag eingetragen, entspricht der Verkaufspreis dem Einkaufspreis.
• Zeilen ohne Projekt: Sie erzeugen keinen Eintrag.

Abrechnung an den Kunden

Ist die Rechnung aufgeteilt, schützt das System vor doppeltem Abrechnen: Beim Erstellen der Ausgangsrechnung steht die Eingangsrechnung im Reiter Eingangsrechnungen mit dem Hinweis über Materialverbrauch und lässt sich dort nicht auswählen. Abgerechnet wird das Material im Reiter Material.

• Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie in den Reiter Ausgangsrechnungen
• Klicken Sie auf Rechnung erstellen
• Der Materialverbrauch steht im Reiter Material, die Eingangsrechnung im Reiter Eingangsrechnungen

Wichtig bei Rechnungen ohne Aufteilung: Dort erscheint dieser Hinweis nicht, die Eingangsrechnung bleibt im Reiter Eingangsrechnungen auswählbar. Wählen Sie sie dann nicht zusätzlich aus, wenn der Materialverbrauch bereits abgerechnet wird, sonst steht dasselbe Material zweimal auf der Rechnung. Lieferantenrechnungen sind beim Erstellen einer Rechnung ohnehin nicht vorausgewählt.

Was passiert, wenn der Schalter ausgeschaltet ist?

• Die automatisch erzeugten Materialeinträge dieser Rechnung werden gelöscht.
• Die Rechnung bleibt eine reine Kostenbuchung am Projekt.

Wann sollte ich den Schalter einschalten?

• Das gelieferte Material soll im Projekt als Materialverbrauch sichtbar sein.
• Sie möchten das Material über den Materialverbrauch an Ihren Kunden weiterberechnen.
• Ihre Mitarbeiter erfassen dieses Material nicht selbst im Rapport oder Bautagebuch.

Wann sollte ich den Schalter ausgeschaltet lassen?

• Ihre Mitarbeiter erfassen das Material bereits selbst als Verbrauch. Sonst steht es doppelt im Projekt.
• Die Rechnung wird nur als Kostenbeleg gebraucht, zum Beispiel für die Buchhaltung.

Beispiel: Ihr Lieferant stellt 1.200 € Material für ein Projekt in Rechnung, das Sie dem Kunden weiterberechnen. Schalten Sie den Schalter ein, entsteht im Projekt ein Materialverbrauch mit Verkaufspreis, den Sie in der Ausgangsrechnung abrechnen. Haben Ihre Mitarbeiter dasselbe Material schon im Rapport erfasst, lassen Sie den Schalter aus.

Zusammenhang mit den Kostenquellen der Nachkalkulation

Stellen Sie bei den Kostenquellen für Material Beides kombinieren ein, kann Material doppelt zählen, wenn es sowohl als Eingangsrechnung als auch als Materialverbrauch vorliegt. Mehr dazu im Artikel „Kostenquellen in der Nachkalkulation: Material aus Eingangsrechnungen einrechnen“.

Häufige Fragen

Ich habe einen automatisch erzeugten Materialeintrag gelöscht, er ist wieder da.
Beim nächsten Speichern der Rechnung, zum Beispiel nach einer Änderung des Betrags, wird er neu angelegt. Dauerhaft verhindern lässt sich das nur, indem Sie den Schalter ausschalten.

Gehen meine Änderungen am Materialeintrag beim Speichern verloren?
Menge, Einheit und Verkaufspreis, die Sie im Projekt angepasst haben, bleiben erhalten. Name, Einkaufspreis und Projekt werden mit der Rechnung abgeglichen. Beachten Sie: Der Einkaufspreis ist der Preis je Einheit. Erhöhen Sie die Menge im Projekt, weicht die Summe des Eintrags von der Rechnung ab.

Ich ändere den Betrag der Rechnung. Wird der Materialeintrag angepasst?
Ja, der Einkaufspreis wird beim Speichern der Rechnung nachgezogen. Der Verkaufspreis bleibt unverändert.

Der Schalter fehlt bei meiner Rechnung.
Bei Gutschriften wird kein Materialverbrauch angelegt, deshalb gibt es dort keinen Schalter.

Ist der Schalter dasselbe wie die Übernahme ins Material?
Nein. Die Übernahme ins Material legt Einträge im Materialstamm an. Der Schalter legt Materialverbrauch im Projekt an. Mehr dazu im Artikel „Material aus Eingangsrechnungen übernehmen“.