bexio: Material aus Aufträgen am Projekt hinterlegen

Enthält ein bexio-Auftrag Artikel (z. B. „Holzschraube"), können diese beim bexio-Abgleich automatisch am Projekt hinterlegt werden. Die Mitarbeitenden finden das Material dann bei Rapporten, Bautagebüchern und eigenen Formularen bereits vorausgewählt und tragen nur noch die verbaute Menge ein.

Voraussetzungen

• Die bexio-Verbindung ist eingerichtet, und die Aufträge werden als Projekte eingespielt (Auswahl „Aufträge" oder „Projekte mit Unteraufträgen").
• Das Material wurde bereits aus bexio in den Materialstamm übernommen. Artikel, die im System nicht vorhanden sind, werden nicht hinterlegt.

Funktion einschalten

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich Admin.
• Wählen Sie unter Schnittstellen den Punkt „bexio-Einstellungen".
• Setzen Sie im Bereich „Einstellungen" den Haken bei „Material aus bexio-Aufträgen am Projekt hinterlegen".

Die Einstellung wird sofort gespeichert und ist standardmäßig ausgeschaltet. Sie ist unabhängig vom Haken „Tätigkeiten nicht von bexio importieren".

Wo finde ich das Material am Projekt?

Beim nächsten bexio-Abgleich wird das Material am Projekt hinterlegt. Öffnen Sie dazu das Projekt und wählen Sie den Reiter „Materialverbrauch". In der Karte „Für Projekt hinterlegte Materialien" steht das Material mit der Menge aus dem Auftrag.

• Kommt derselbe Artikel im Auftrag mehrfach vor, werden die Mengen zusammengezählt und es erscheint nur eine Zeile.
• Positionen mit Menge 0 oder weniger (z. B. Gutschriften) werden nicht übernommen.
• Der Auftrag selbst bleibt unverändert. Die Positionen stehen weiterhin im Reiter „Leistungsverzeichnis", sofern „Tätigkeiten nicht von bexio importieren" nicht gesetzt ist.

Bereits importierte Aufträge

Nach dem Einschalten werden auch Aufträge nachgeholt, die schon früher importiert wurden. Das geschieht schrittweise bei den nächsten bexio-Abgleichen, bei vielen Projekten kann es daher einige Abgleiche dauern. Berücksichtigt werden aktive Projekte.

Häufige Fragen

Wird eine von mir geänderte Menge überschrieben?
Nein. Ist ein Material am Projekt bereits hinterlegt, wird es vom Abgleich nicht mehr verändert. Sie können die Menge im Reiter „Materialverbrauch" jederzeit anpassen.

Ich habe ein Material am Projekt entfernt, jetzt ist es wieder da. Warum?
Solange das Material im bexio-Auftrag steht und der Haken gesetzt ist, wird es beim nächsten Abgleich erneut hinterlegt. Entfernen Sie das Material stattdessen im bexio-Auftrag, oder schalten Sie die Funktion aus.

Was passiert, wenn ich den Haken wieder entferne?
Es wird kein weiteres Material hinterlegt. Bereits hinterlegtes Material bleibt am Projekt stehen und kann dort von Hand entfernt werden.

Ein Artikel aus dem Auftrag fehlt am Projekt. Woran liegt das?
Meist ist der Artikel noch nicht im Materialstamm vorhanden oder wurde deaktiviert. Prüfen Sie, ob das Material aus bexio importiert wurde. Danach wird es beim nächsten Abgleich ergänzt.

Gilt das auch für Textpositionen und Leistungen?
Nein, hinterlegt werden nur Artikel-Positionen aus dem Auftrag.