Rechnungen aus einem anderen Programm erfassen (Fremdrechnung)

Wenn Sie von einem anderen Rechnungsprogramm umsteigen oder Rechnungen parallel dort schreiben, können Sie diese Ausgangsrechnungen im System erfassen. So laufen Zahlungseingang, offene Posten und Mahnwesen auch für diese Rechnungen an einer Stelle.

Rechnung erfassen

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem Rechnungen und klicken Sie oben auf "hinzufügen".
• Wählen Sie "Rechnung aus Fremdprogramm".
• Legen Sie optional die Rechnungsdatei im Feld "Rechnung hier ablegen oder klicken" ab. Möglich sind PDF, JPG und PNG bis 10 MB. E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) werden exakt ausgelesen, andere PDFs und Fotos automatisch per KI. Ohne Datei tragen Sie alles von Hand ein, zum Beispiel bei handschriftlichen Rechnungen.
• Prüfen Sie die vorbelegten Angaben und ergänzen Sie fehlende: "Projekt", "Rechnungsnummer", "Rechnungsdatum", "Fällig am", "Bruttobetrag" und "MwSt.-Satz". Im Feld "Bisheriges Programm" können Sie notieren, woher die Rechnung stammt. Wurde sie schon ganz oder teilweise bezahlt, tragen Sie "Bereits bezahlt" und "Zahlung am" ein.
• Klicken Sie auf "speichern".

Die Rechnungsnummer wird unverändert übernommen. Ihr eigener Nummernkreis bleibt unberührt.

Wo finde ich die Rechnung?

Die Rechnung steht unter Rechnungen in der Liste der Ausgangsrechnungen, im Projekt im Reiter "Ausgangsrechnungen" und in der Kundenakte. Sie ist mit "Fremdprogramm" gekennzeichnet. Ein Klick auf die Zeile öffnet das Fenster "Fremdrechnung".

Zahlungen und Mahnwesen

• Zahlung buchen: Klicken Sie in der Zeile auf das Stift-Symbol und tragen Sie unter "Zahlung hinzufügen" Betrag, Datum und Verwendungszweck ein. Teilzahlungen sind möglich.
• Mahnwesen: Überfällige Fremdrechnungen erscheinen im Mahnwesen wie alle anderen Rechnungen. Voraussetzung ist, dass das Mahnwesen in den Rechnungseinstellungen aktiv ist.

Was bei Fremdrechnungen nicht möglich ist

• Es werden nur Summen erfasst, keine einzelnen Positionen.
• Es gibt kein PDF, keinen E-Mail-Versand und kein Storno. Das Original verbleibt in Ihrem bisherigen Programm.
• Fremdrechnungen werden nicht an Buchhaltungssysteme übergeben und erscheinen nicht im Buchhaltungs-Export. Sonst würden sie dort doppelt gemeldet.
• Über die Schnittstelle (API) werden sie nicht ausgeliefert.
• Ändern und Löschen ist nur möglich, solange weder eine Zahlung noch eine Mahnung erfasst ist. Danach können Sie die Rechnung ansehen und Zahlungen verwalten.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Rechnungen auf einmal importieren?
Nein, derzeit wird jede Rechnung einzeln erfasst.

Was passiert, wenn die Rechnungsnummer schon vorhanden ist?
Eine gleiche Rechnungsnummer beim selben Kunden wird abgewiesen.

Meine Datei wird nicht ausgelesen. Was nun?
Tragen Sie die Angaben von Hand ein. Das Fenster funktioniert auch ohne Datei.

Ändert sich meine nächste Rechnungsnummer?
Nein. Die Nummer der Fremdrechnung wird unverändert übernommen und Ihr Nummernkreis nicht verändert.

Muss ich das Original weiter aufbewahren?
Das Original liegt in Ihrem bisherigen Programm. Wie lange und wo Sie es aufbewahren müssen, stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater ab.