Material und Einkaufspreise aus Eingangsrechnungen abgleichen

Mit Material und Preise abgleichen übernehmen Sie die Positionen einer Eingangsrechnung in einem Schritt in den Materialstamm: Vorhandene Materialien bekommen den neuen Einkaufspreis, fehlende Materialien werden neu angelegt. So bleiben Ihre Einkaufspreise aktuell, ohne dass Sie sie von Hand abtippen.

Wo finde ich die Funktion?

• Im Menü Rechnungen den Punkt Eingangsrechnungen öffnen
• Die gewünschte Rechnung anklicken
• Rechts im Kasten Schnellaktionen auf Material und Preise abgleichen klicken

Direkt darunter steht Auf mehrere Projekte aufteilen, falls Sie die Rechnung zusätzlich auf Projekte verteilen möchten.

Voraussetzungen

• An der Rechnung ist ein Lieferant eingetragen. Ohne Lieferant zeigt das Fenster einen Hinweis und legt nichts an, weil das Material beim nächsten Abgleich sonst nicht wiedergefunden wird.
• Die Positionen der Rechnung sind erkannt oder erfasst, am besten mit Artikelnummer oder EAN.
• Sie haben das Recht, Materialien zu bearbeiten. Sonst wird der Button nicht angezeigt.
• Bei Gutschriften gibt es den Button nicht.

So funktioniert der Abgleich

Das Fenster zeigt jede Position der Rechnung mit dem bisherigen und dem neuen Einkaufspreis, der Abweichung in Prozent und dem neuen Verkaufspreis.

• Material schon im Materialstamm: Es bekommt den Einkaufspreis aus der Rechnung.
• Material noch nicht vorhanden (grünes neu): Es wird als neues Material des Lieferanten der Rechnung angelegt.
• Vorausgewählt sind nur sichere Treffer über EAN, Artikelnummer oder Lieferanten-Artikelnummer.
• Orange und nicht vorausgewählt sind Zeilen, die Sie prüfen sollten: große Preissprünge ab 30 % (oft steckt eine andere Einheit dahinter, z.B. Stange statt Meter), Treffer nur über die gleiche Bezeichnung, Material ohne Lieferant sowie Zeilen wie Fracht, Zuschläge oder Montagezeit. Der Grund steht jeweils in der Zeile.
• Positionen ohne Preisänderung oder nicht zuordenbar stehen darunter in einer eigenen Liste, ebenfalls mit Grund. Pfand und Rücknahmen werden nicht als Material angeboten.

Übernehmen

• Häkchen prüfen und bei Bedarf setzen oder entfernen
• Auf ausgewählte übernehmen klicken und die Rückfrage bestätigen

Erst mit diesem Klick wird etwas geändert. Die Positionen sind danach mit ihrem Material verknüpft. Eine zweite Rechnung mit denselben Waren legt deshalb nichts doppelt an, sondern aktualisiert nur den Preis.

Verkaufspreis

Ist am Material, am Lieferanten oder an der Material-Kategorie ein Aufschlag hinterlegt, wird der Verkaufspreis aus dem neuen Einkaufspreis neu berechnet. Beispiel: Einkaufspreis 41,20 € und 20 % Aufschlag am Lieferanten ergeben 49,44 €. Ein von Hand gepflegter Verkaufspreis bleibt unverändert. Bereits gebuchter Materialverbrauch auf Projekten ändert sich nicht.

Woher stammt ein Einkaufspreis?

Beim Material zeigt die Karte Einkaufspreis-Verlauf jede Änderung aus einer Eingangsrechnung: alter und neuer Preis, Datum, Rechnung, Lieferant und wer übernommen hat.

Mehrere Rechnungen auf einmal abgleichen

Für die Einkaufspreise mehrerer Rechnungen gibt es eine Sammelansicht: Admin → Standards → Materialien, oben rechts im Menü Verwalten auf Einkaufspreise aus Eingangsrechnungen. Dort wählen Sie einen Zeitraum und optional einen Lieferanten. Die Sammelansicht aktualisiert nur Preise vorhandener Materialien und legt kein neues Material an.

Projekt schon beim Hochladen zuordnen

Beim Hochladen einer Rechnung gibt es in der Maske Erkannte Daten prüfen unter Lieferant das Feld Projekt. Erkennt das System ein Projekt auf dem Beleg, steht darunter Vorschlag der Erkennung mit dem Link übernehmen. Mit Speichern ist die Rechnung dann gleich dem Projekt zugeordnet.

Häufige Fragen

Warum ist eine Zeile orange und nicht ausgewählt?
Das System ist sich nicht sicher genug. Der Grund steht in der Zeile, zum Beispiel ein großer Preissprung oder ein Treffer nur über die Bezeichnung. Passt alles, setzen Sie das Häkchen selbst.

Eine ältere Rechnung zeigt einen Preis nicht mehr an. Warum?
Ist für das Material schon ein Preis aus einer neueren Rechnung übernommen, dreht eine ältere Rechnung ihn nicht zurück. In der unteren Liste steht dann „Neuerer Preis bereits übernommen“.

Kann ich eine Übernahme rückgängig machen?
Nicht per Knopfdruck. Den alten Preis sehen Sie im Einkaufspreis-Verlauf beim Material und können ihn dort von Hand wieder eintragen.

Die Rechnung hat keine Artikelnummern. Funktioniert der Abgleich trotzdem?
Ja, aber vorsichtiger: Gleiche Bezeichnungen werden orange angeboten und nicht vorausgewählt. Fehlende Materialien werden mit der Bezeichnung aus der Rechnung angelegt.